Tipps für die Auswahl einer HR Software

Die Ansprüche an die HR-Arbeit steigen. Immer mehr Arbeitgeber kämpfen zum Beispiel mit Personalproblemen, gleichzeitig nehmen im New-Work-Zeitalter die Anforderungen an die Organisationsentwicklung zu. HR obliegt es, die strategischen Weichen zu stellen. Dafür brauchen Personalmanager vor allen Dingen eines: Zeit. Diese kann ihnen eine HR Software verschaffen. Aber nur, wenn sie perfekt ausgewählt ist.

Prozesse mit einer HR Software effizienter managen

Wer zeitraubende HR-Prozesse effizienter mit einer Software managen will, hat heute selbst in Nischenbereichen beste Chancen, das passende digitale Tool zu finden. Softwarelösungen gibt es nämlich inzwischen für die gesamte Bandbreite des Personalmanagements.

Potenzielle Anwender, die sich mit der Auswahl eines Tools auseinandersetzen, werden allerdings schnell merken: Der Markt ist riesig und unüberschaubar. Doch nur, wer ein System findet, das die hauseigenen Prozesse optimal abbildet, wird in den Genuss des erhofften Effizienzgewinns kommen. Die Frage, die sich ihnen daher stellt: Was ist bei der Auswahl einer HR Software zu beachten?

Schritt eins: Welche Bereiche soll die Softwarelösung abdecken?

Zunächst einmal muss sich das Personalmanagement darüber klar werden, welche Bereiche mit einer HR Software gesteuert werden sollen. Das macht eine Bedarfsanalyse unabdingbar. Welche Sektoren der HR-Arbeit gehören zu den relevantesten und sind von hoher strategischer Bedeutung für das Unternehmen?

Ist es das Bewerbermanagement, das Personalmanagement, die Dokumentenverwaltung, die Personalentwicklung oder das Ausbildungsmanagement? HR sollte diese Bereiche nach Relevanz ordnen und an dem daraus resultierenden Ranking festmachen, welcher Sektor des Personalmanagements zuerst digitalisiert werden sollte.

Schritt zwei: Welche Anforderungen sollte die Softwarelösung erfüllen?

Im nächsten Schritt gilt es die Anforderungen zu definieren, die die eingesetzte Software in dem jeweiligen Bereich erfüllen sollte.

Hierbei kommt es zum Beispiel auf folgende Kriterien an:

Lassen sich hauseigene Prozesse individuell abbilden?
Lässt sich die Software bei Bedarf flexibel um weitere Funktionsbereiche erweitern?
Tauschen die Module einer Software automatisch Daten aus?
Bietet die Software Employee Self Services, die es Angestellten ermöglichen, HR-Prozesse selbstständig auszulösen? Das erspart HR jede Menge administrativen Aufwand!
Ist die Software einfach und schnell anwendbar oder setzt die Anwendung langwierige Mitarbeiterschulungen voraus?
Verfügt das Tool über Auswertungs- und Reportingfunktionen, sodass sich HR-Abläufe wie das Recruiting zielgerichtet anhand wichtiger KPI’s evaluieren und optimieren lassen?

Schritt drei: Die Sache mit dem Datenschutz und der IT-Sicherheit – so wichtig!

Was außerdem auf keinen Fall bei der Auswahl einer HR Software vernachlässigt werden sollte: Der Datenschutz. Anwenderunternehmen sollten hinterfragen, ob die Software mit ihren Funktionen die Einhaltung der geltenden Datenschutzgrundverordnung unterstützt:

Lassen sich zum Beispiel Rollen und Zugriffsrechte anlegen und verwalten, sodass Anwender wirklich nur das sehen, was für ihre Augen bestimmt ist?
Oder: Ermöglicht das Tool das automatische Löschen von wichtigen digitalen Personalakten nach Ablauf einer festgelegten Frist?

Auch das Hosting sollte in diesem Zusammenhang hinterfragt werden. Grundsätzlich stehen Nutzern einer HR-Software zwei Varianten zur Verfügung:

Der Lizenzkauf
Das Hosting in der Cloud als Software-as-a-Service-Lösung (SaaS)

Schritt vier: Die Auswahl zwischen Hosting in der Cloud oder einem Lizenzkauf

Im ersten Fall ist das hauseigene IT-Team für die Wartung der Daten und für den Betrieb zuständig. Die HR Software wird dazu auf den eigenen Servern installiert. Die IT führt Updates durch und schützt die hauseigenen Server außerdem durch spezifische Sicherheitsvorkehrungen vor Angriffen von außen. Hier muss unbedingt hinterfragt werden, ob die IT-Abteilung über die nötige Manpower verfügt, um diese Services inhouse zu erbringen, damit das System stets up-to-date und ausspähsicher ist und datenschutzkonform gewartet wird.

Häufig ist das aufgrund mangelnder Ressourcen allerdings nicht der Fall. Dann bietet sich die SaaS-Variante an. Hier rufen Anwender die Funktionen einer Software über die Cloud des HR-Software-Lösungsanbieters ab. Das Datenhosting findet innerhalb des Rechenzentrums des Lösungsanbieters statt. Das Ganze ist unproblematisch, so lange sich die Server, auf denen die Software gehostet wird, in Deutschland oder im europäischen Ausland befinden.

Vorsicht: Werden die Daten außerhalb Europas gespeichert? Dann unterliegen sie anderen gesetzlichen Vorgaben, die zum Beispiel die hierzulande verbotene Weitergabe von Daten an Partnerunternehmen ermöglichen. Damit sind aus europäischer Sicht Datenschutzverstöße Programm.

Schritt fünf: Sicherheitsvorkehrungen des Anbieters unter die Lupe nehmen

Weiterhin sollten die IT-Sicherheitsvorkehrungen des Anbieters stimmen. Zum Beispiel wäre es gut zu wissen, dass die Server kontinuierlich mit der Test-Suite von „Qualys“ getestet werden. Kriterien sind die Gültigkeit und Stärke des SSL-Zertifikates, die Gültigkeit der Zertifikatskette sowie der vom Server unterstützten Protokolle. Im Optimalfall haben die Server ein A+-Rating. Dann gelten sie als „optimal sicher“. Der Status wird täglich automatisch überprüft. So kann der Lösungsanbieter unverzüglich reagieren, falls sich Sicherheits-Lücken auftun.

Fazit: Die Liste, die bei der Auswahl einer HR Software beachtet werden sollte, ist lang. Potenzielle Anwender sollten sich über die folgenden Bereiche genau informieren:

Funktionsbandbreite und Erweiterbarkeit
Datenschutz
IT-Sicherheit
Hosting

Doch es lohnt sich, Lösungsanbieter diesbezüglich genau unter die Lupe zu nehmen. Nur dann ist sichergestellt, dass das eingesetzte Tool alle Prozesse bedient, die für das Anwenderunternehmen relevant sind – bei zuverlässiger Einhaltung des Datenschutzes und wichtiger IT-Sicherheits-Kriterien.

Auswahl einer HR Software: Genug Zeit einplanen

HR-Abteilungen sollten sich daher bei die Auswahl einer HR Software genug Zeit einplanen und auch das Feedback künftiger Nutzer aus den einzelnen Fachbereichen einholen – Sie wenden das System später schließlich ebenfalls an. Daher ist eine hohe Akzeptanz auf allen Seiten wichtig.

Doch wie all diese Informationen eruieren? Die Antwort: Seriöse Anbieter von HR Tools geben künftigen Nutzern die Möglichkeit, ihre Systeme und auch ihre Berater vorab genau kennenzulernen. Denn auch der persönliche Draht zwischen Kunde und Software-Anbieter sollte stimmen.

Auch Persis achtet darauf, den höchsten Ansprüchen seiner Nutzer gerecht zu werden und informiert diese vorab umfassend über verschiedenste Themen:

Die Tools sind modular aufgebaut und jederzeit flexibel erweiterbar.
Die Software kann sowohl vor Ort im eigenen Unternehmen implementiert oder über die sichere Persis-Cloud abgerufen werden.
Der Serverstandort Deutschland, regelmäßige Weiterentwicklungen und Updates sowie eine über 30 Jahre Erfahrung in der Beratung von Kunden runden die Persis-Service-Qualität ab.

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