Persis - HR Software

HR-Reporting: HR-Kennzahlen auswerten und nutzen

Viele kennen die Situation – der Chef wünscht einen Personal-Report, am besten jetzt sofort und mobil abrufbar. Meistens passiert das auch noch freitagnachmittags, wenn die Kollegen bereits im Wochenende sind. Also, wer hat die Zugänge und wo sind die Daten? Verteilt auf mehrere Excel-Listen und möglicherweise ein Entgeltabrechnungssystem suchen Sie sich die nötigen Zahlen mühsam zusammen. Bei den Daten in der Abrechnungssoftware können Sie wahrscheinlich davon ausgehen, dass alle Informationen aktuell sind. Bei den Excel-Listen sind Sie sich weniger sicher. Welche Version ist die Richtige?

Viele Personalbüros stehen sich mit einer unübersichtlichen Datenverwaltung selbst im Wege. Stand 2015 verwendeten rund 80 % der Unternehmen Excel als einzige Software für das Personal-Controlling. Spätestens ab einer gewissen Größe des Mitarbeiterstabs schafft das viele unnötige Unsicherheiten und Verzögerungen. Dabei bietet fundierte und leicht auswertbare HR- -Software mit Reporting-Funktion riesige Chancen!

Auf fundierte HR-Reports und aussagekräftige Analysen kann kein Unternehmen verzichten

Aussagekräftige HR-Reports sind unumgänglich, um fundierte Entscheidungen zu treffen, die auf mehr beruhen als nur Bauchgefühl. Wie viel Personal ist verfügbar, wie belaufen sich Krankenstand und Abwesenheiten? Wie sieht das Budget für Weiterbildungsmaßnahmen aus? Und wo gibt es Lücken im Kompetenzprofil? All das muss man in der Personalplanung der Zukunft wissen. Ab einer gewissen Unternehmens-Größe sind Personal-Reports unumgänglich, um frühzeitig auf Veränderungen in der Personalstruktur reagieren zu können. Wie viele Mitarbeiter werden kommendes Jahr altersbedingt ausscheiden? Sollten Sie auf mehr Diversität im Team achten und was wäre eine sinnvolle Ergänzung? Welche Beförderungen und Jubiläen stehen an? Diese und andere Fragen können immer wieder auftauchen. Daher sollte man die meisten HR-Kennzahlen regelmäßig im Auge behalten.

Sie wollen Zeit bei der Erstellung Ihres regelmäßigen Personal-Reportings sparen?

Personal-Reporting ist einfach, wenn alle Daten an einem Ort sind

Die Persis Personalsoftware macht das Erstellen von HR-Reports einfach und schnell. In der umfassenden Personalmanagement-Software mit ihren verschiedenen Modulen finden Sie alle Daten für Ihre Personalstatistik an einem Ort. Für unterschiedliche Benutzer gelten verschiedene Zugangs- und Verwendungsrechte. So erfüllen Sie die Anforderungen des Datenschutzes, und sensible Daten müssen nicht ausgelagert werden. Prinzipiell können alle Daten aus allen Modulen in Persis ausgewertet werden. Sagen Sie Ihren Excel-Listen ade!
HR Reporting Personalstatistik

Die Vorteile der Persis HR-Reports im Überblick

Automatische Historisierung der Daten

Da die Daten bei einer Aktualisierung automatisch historisiert werden, etwa bei einer Änderung des Nachnamens bei Heirat oder dem Wechsel eines Mitarbeiters in eine neue Abteilung, geht nichts verloren. Nichts wird überschrieben. Alle Informationen bleiben stets dem individuellen Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin zugeordnet und Verwechslungen werden ausgeschlossen. Dies macht eine Auswertung von HR-Kennzahlen und den Vergleich mit vergangenen Zeiträumen problemlos.

Aussagekräftige Diagramme per Drag & Drop erstellen

Die Darstellung in übersichtlichen Schaubildern erlaubt die einfache Interpretation der Personalstatistik. Sie benötigen keinerlei besondere IT-Kenntnisse, sondern erstellen die Tabellen und Diagramme einfach per Drag-and-Drop. Dabei unterstützt Sie das benutzerfreundliche Berichtsdesign-Werkzeug. Fügen Sie Daten aus dem Vorjahreszeitraum oder einem gewünschten anderen Zeitabschnitt hinzu, um eine Übersicht über die Entwicklung Ihrer HR-Kennzahlen zu ermöglichen. So legen Sie dem Management keine nackten Zahlen vor, sondern aufbereitete Informationen mit Aussagekraft.

Automatische Berichterstellung oder Abruf per Klick

Reports und Analysen Ihrer Daten müssen Sie nur ein Mal anlegen. Für die gängigsten Auswertungen wie etwa eine Geburtstagsliste oder Gehaltsprognosen und viele weitere liegen im HR-Reporting-System Vorlagen bereit. Falls nötig, passen Sie diese Ihren Bedürfnissen an. Wird ein neuer Report fällig, rufen Sie den aktualisierten HR-Bericht einfach per Mausklick auf oder lassen Sie die HR-Reporting-Software die gewünschten Berichte in festgelegten Abständen automatisch generieren. So ist ein Bericht für den aktuellen Auswertungszeitraum im Handumdrehen erstellt. Entscheider können die fertigen Auswertungen natürlich mobil auf der entsprechenden App abrufen.
HR-Reporting kann so einfach sein!

Ziele von HR-Controlling

Was mache ich mit der Erkenntnis aus dem Personal-Report?


Die Bedeutung von HR-Controlling darf nicht unterschätzt werden, wenn Personalkosten und –planung wichtige Faktoren Ihrer Unternehmensstrategie sind. Obwohl viele Unternehmen die Wichtigkeit von HR-Controlling anerkennen, führt nur ein geringer Teil der Personal-Abteilungen auch ein umfassendes HR-Controlling der Kennzahlen durch. Häufig genannter Grund: Die notwendigen Daten sind nur mit großer Mühe auswertbar – oder werden oft gar nicht erst erhoben. Mit der entsprechenden HR-Reporting-Software ist es für Personaler jetzt ein Leichtes, Kennzahlen der HR nicht nur zu erheben, sondern auch regelmäßig auszuwerten.

Stimmige und übersichtliche HR-Reports, wie sie mit Persis erstellt werden, sind die Grundlage für ein wirkungsvolles HR-Controlling. Denn das reine Reporting im HR beschreibt natürlich „nur“ den Ist-Zustand. Eine Bewertung oder gar ein Steuerungsanspruch sind beim Bericht noch nicht inbegriffen. Beim HR-Controlling ist jedoch genau das gefragt. Erst, wenn die Zahlen an festgelegten Zielen gemessen werden und ein Steuerungsanspruch besteht, kann wirklich von Personal-Controlling gesprochen werden. Entsprechen die Zahlen den Vorstellungen, bzw. kommen ihnen näher? Nur wenn Sie sich über Veränderungen stets im Klaren sind, können einzelne Kennzahlen aus dem HR-Report durch gezielte Maßnahmen verbessert werden.

HR-Reportings richtig durchführen: Kennzahlen, Benchmarks und Datenqualität

Die Aussagekraft eines HR-Reports steht und fällt mit der Qualität der zugrunde liegenden Daten. Die Angaben müssen stets aktuell und fehlerfrei sein. Durch den rechte- und rollenbasierten Zugang der Persis-Personalsoftware können Ihre Mitarbeiter stets ihren persönlichen Datensatz einsehen. Veränderungen und Ergänzungen in der Digitalen Personalakte nehmen die Mitarbeiter selbst vor. Der direkte Zugang vermeidet Missverständnisse und Übertragungsfehler und erlaubt Ihren Mitarbeitern eine transparente Einsicht in die ihnen zugänglichen Daten.

Welche HR-Daten sind relevant? Die richtigen Fragen stellen

Um zu wissen, welche Daten überhaupt erhoben werden müssen, vergegenwärtigen Sie sich die Fragen, die Sie zu beantworten haben. Relevante Fragen können beispielsweise die Gegenüberstellung der Personalstatistik einzelner Abteilungen betreffen. Wie gestalten sich die Personalstruktur, Alter und Geschlecht Ihrer Mitarbeiter in einzelnen Bereichen, wo sind Krankenstand und Fluktuation ungewöhnlich hoch? In einer unternehmensübergreifenden Auswertung dieser Zahlen würden Brennpunkte im Unternehmen wahrscheinlich untergehen. Erst, wenn Ihnen solche Abweichungen auffallen – und diese als problematisch eingestuft werden – kann nach Ursachen und Lösungen gesucht werden.
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HR-Kennzahlen richtig interpretieren

Ein Problem ist oft die Interpretation der HR-Kennzahlen im Reporting. Wie viel ist gut, was ist schlecht? Ist der ermittelte Wert für Mitarbeiterfluktuation hoch und wann muss man eingreifen um etwas zu ändern? Benchmarks und festgelegte Ziele helfen Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Handlungsempfehlungen zu geben. Um problematische Entwicklungen zu identifizieren, hilft die einfache Vergleichbarkeit mit Sollwerten wie Vorjahreszeiträumen oder den Daten aus anderen Abteilungen oder Niederlassungen.

So macht Persis Ihr HR-Reporting und Personal-Controlling einfach

Mit der HR-Reporting-Software erfüllen Sie alle Ansprüche, die das HR-Controlling an Reportings und HR-Kennzahlen stellt, mühelos. Der Zeitaufwand für das Erstellen von Personal-Reportings für Verwaltung, Fachabteilung und Führungskräfte ist minimal. Vergeuden Sie Ihre Arbeitszeit nicht mit dem mühsamen Erstellen von HR-Reports, sondern setzen Sie sie ein um Ihr Personalcontrolling effektiver zu gestalten!
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