Digitale Personalakte

Die Digitale Personalakte ersetzt Ihre komplette Papierakte

Dezentral, sicher und schnell einsetzbar – Ihre Software für die Zukunft!

Ihre Mitarbeiter arbeiten ortsunabhängig und kommunizieren digital – doch Ihre Personalakten führen Sie immer noch in Aktenordnern? Mit Papierdokumenten zu arbeiten ist nicht nur unhandlich und kompliziert. Bewahren Sie sie in schlecht gesicherten Schränken auf oder nehmen Sie sie mit ins Homeoffice? Das widerspricht allen Grundsätzen von Datenschutz und Compliance. Dazu kommen die Kosten: manch größeres Unternehmen unterhält ganze Büroetagen nur fürs Archiv.

Die Persis Digitale Personalakte ist viel mehr als eine „normale“ elektronische Personalakte. Sie ist vollintegrierter Bestandteil der Software und ihrer Workflows. Sie erhalten eine revisionssichere Archivierung aller Ihrer digitalen Dokumente. Schriftstücke wie Briefe und E-Mails, die in der Persis Software erstellt sind, werden automatisch in der Digitalen Personalakte am richtigen Platz aufgenommen. Jederzeit haben die berechtigten Personen in digitaler Form Zugriff. Leistungsstark und jederzeit eine garantierte Sicherheit für die persönlichen Daten aller Ihrer Mitarbeiter. Der Umgang ist für Führungskräfte, Mitarbeiter und HR gleichermaßen einfach.

Beispiel: FĂĽhrerschein in der Digitalen Personalakte

 

Folgend erhalten Sie einen Einblick der Themeninhalte unserer Software-Lösung:

  • Kompletter Ersatz der Papierakte
  • Workflowintegration inkl. Notizen und Wiedervorlagen
  • Flexibles Berechtigungskonzept mit Zeitsteuerung
  • Leichtes Auffinden via Volltextsuche
  • Vier-Augen-Prinzip
  • Barcode-Erkennung
  • Einfach in der Bedienung

Award Gewinner mit der Digitalen Personalakte

Im Rahmen der Anwenderstudie von techconsult besticht die Digitale Personalakte von Persis vor allem durch ihren Funktionsumfang und gehört damit zu den besten HR-Software-Lösungen.

Ăśberzeugen auch Sie sich von den Leistungen unserer Digitalen Personalakte und vereinbaren Sie kostenlos einen Termin.

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Referenz apoBank
Referenz Agravis
Airplus Referenz

Digitale Personalakte: Medium mit groĂźem Mehrwert bei der Motor Presse Stuttgart

In einem modernen Medienhaus schlägt der Puls der Zeit. Der Special-Interest-Zeitschriftenverlag Motor Presse Stuttgart ist ein lebendiges Beispiel dafür. Gegründet wurde er 1946, in der Aufbruchzeit des Wiederaufbaus. Bis heute ist die Dynamik nicht verloren gegangen, sondern eher noch mit dem Unternehmen gewachsen. Das spiegelt sich nicht zuletzt im Personalmanagement, das die Vorzüge der Digitalen Personalakte von Persis strategisch nutzt.

 

Download anfordern

Die digitale Akte jederzeit und von ĂĽberall griffbereit

Für dieses Problem gibt es eine Lösung, die weniger Arbeit, Kosten und Risiken verursacht: Die Persis Digitale Personalakte, eine Erweiterung des Personalmanagers. Sie speichert alle Dokumente in Verbindung mit Ihren Mitarbeitern.

Sie brauchen nie wieder Dokumente zusammenzusuchen oder Kopien an mehreren Stellen ablegen, damit Sie sie griffbereit haben. Sie können die Inhalte anhand Verschlagwortung direkt in der Software durchsuchen. Persis bringt smarte Funktionen für den Datenimport mit QR-Code mit: damit die Digitalisierung Ihres Aktenarchivs nicht Monate dauert.

Lassen Sie Führungskräfte, Mitarbeiter und Personalmanager von überall auf die digitalen Personalakten zugreifen; über Rechte und Rollen regeln Sie, wer welche Daten wie lange ansehen und bearbeiten darf. Jeder Zugriff wird protokolliert. Mit Persis schützen Sie die wertvollen Dokumente Ihrer Mitarbeiter vor Missbrauch und Verlust.

Funktionshighlights Persis Digitale Personalakte

Barcode in der Digitalen Personalakte

Barcodeerzeugung und -erkennung

Erzeugen Sie unkompliziert Barcodes, die Sie auf Ihren Dokumenten platzieren. Direkt beim Erstellen einer Korrespondenz oder im Nachgang als Aufkleber. In Persis erfolgt beim Scannen die Zuordnung automatisch. Damit beschleunigen Sie alle Prozessschritte.

Wiedervrolagen in der Digitalen Personalakte

Notizen und Wiedervorlagen

Bearbeiten Sie Dokumente so einfach wie auf Papier. FĂĽgen Sie Notizen und Aktenvermerke an jeder Stelle eines Dokuments ein. Folgendes funktioniert in Papierakten nicht: Erstellen Sie direkt aus den Notizen heraus Wiedervorlagen und lassen Sie sich somit an wichtige Fristen in Verbindung mit dem Dokument erinnern. Die Erinnerung erfolgt individuell ĂĽber E-Mail, Hinweis ĂĽber die Persis Startseite oder/und ĂĽber eine extra Seite aller offenen Notizen.

Dokumentenrecherche / Verschlagwortung von Dokumenten

Welche Mitarbeiter haben einen bestimmten Vermerk in der Personalakte? Dokumente aus dicken Aktenordnern herauszusuchen nervt – und ist verschwendete Zeit. Scannen Sie Papierdokumente lieber ein und versehen sie mit Schlagworten direkt in der Software.

Es hat sich gelohnt: Kein Aktentourismus mehr, höhere Sicherheit und mehr Zeit fürs Wesentliche.

Thomas Fischer, Motor Presse Stuttgart

Weitere Highlights zur Digitalisierung der Personalakte

Mitarbeiterdokumente sicher speichern

Speichern Sie Dokumente verschlüsselt auf Cloud-Servern in Deutschland (oder auf Ihren eigenen Servern) ab – statt unsicher im Aktenschrank oder Kellerarchiv. Stellen Sie individuelle Rollen und Rechte ein, sodass nur befugte Personen auf Dokumente zugreifen können. Nur mit einer digitalen Mitarbeiterakte auf High-Level-Niveau können die Datenschutzvorgaben effizient umgesetzt werden.

Versionierung und Protokolle

Alle Dokumente werden in der digitalen Akte revisionsicher gespeichert. Das bedeutet, dass sie nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden können. Jeder Zugriff wird protokolliert. Sie können dadurch nachvollziehen, wer Daten angeschaut oder verändert hat. Durch die automatische Versionierung sehen Sie, was geändert wurde, und Sie können auf frühere Versionen zugreifen. Sie erfüllen damit die gesetzlichen Vorgaben. Ein absolutes Muss für eine digitale Akte.

Zertifikate automatisch ĂĽbernehmen

Ihre Mitarbeiter nehmen regelmäßig an Schulungen teil und bilden sich weiter? Super! Sammeln Sie deren Zeugnisse und Zertifikate –  sie werden automatisch aus Persis Weiterbildung oder Persis Ausbildungsmanager in die digitale Personalakte übernommen. Eine Software für alle HR-Prozesse.

Genehmigungsverfahren definieren

Eine besondere Herausforderung ist, Personalakten durchgängig in hoher Qualität zu führen, vor allem wenn Ihr Unternehmen verteilte Standorte hat. Für solche Fälle können Sie individuelle Prozesse und Genehmigungsverfahren einführen: zum Beispiel das Vier-Augen-Prinzip, wenn Dokumente hochgeladen oder abgerufen werden. Oder Sie erlauben nur den Upload, aber keinen Abruf von Daten aus der digitalen Akte.

Highlights unserer Experten aus dem Modul Digitale Personalakte

„Die revisionssichere, digitalisierte Personalakte ermöglicht mir als Mitarbeiter von überall aus den Zugriff auf die Gehaltsabrechnungen.“

Jörg Stadelhofer, Vertrieb - Persis GmbH

„Durch die Zugriffs- und Änderungsprotokollierung ist es jederzeit nachvollziehbar, wer wann welches Dokument geöffnet oder auch geändert hat.“

Julia Wittlinger, Anwendungsberatung - Persis GmbH

Persis Digitale Personalakte – Die wichtigsten Funktionen und Merkmale auf einen Blick.

Allgemeine Funktionen der Digitalen Personalakte
  • Revisionssicheres System mit hohem Datensicherheitsstandard, z. B. auch durch verschlĂĽsselte DatenĂĽbertragung und codierte Datenspeicherung.
  • Einheitliche Personalakten an allen Standorten des Unternehmens.
  • Die Digitale Personalakte kann in Ihr bestehendes HR-Portal integriert werden.
  • Durch die elektronische Personalakte realisieren Sie deutliche Einsparungen bei Personalkosten und Lagerkosten in den Archiven.
  • Die elektronische Personalakte kann bei Bedarf auch in bestehende Archivlösungen (DMS-Systeme) integriert und auf Knopfdruck ausgedruckt werden.
  • Barcodetechnologie beschleunigt die Prozessschnitte.
  • Versionisierung der Dokumente.
Funktionen fĂĽr die Personalabteilung
  • Mitarbeiterstammdaten, Gehaltsdaten und Entwicklungsdaten werden direkt in die Digitale Personalakte integriert. Es ist keine Doppelerfassung oder -datenpflege erforderlich.
  • Aktenbearbeitung im Rahmen von Workflows, inkl. Notiz- und Wiedervorlagefunktion sowie Datumsvermerken an den Dokumenten.
  • Individuelle Verschlagwortungen und Suchmöglichkeiten, ergänzt mit Blätter- und Schnellansicht-Funktion, gewährleisten ein leichtes Handling der elektronischen Personalakte.
Funktionen für Führungskräfte und Mitarbeiter
  • Direkte Einsichtnahme vom Arbeitsplatz aus möglich, selbstverständlich auch im internationalen Umfeld durch Mehrsprachigkeit.
  • Bedarfsgerechte Freigabe mit individuellen Beschränkungen möglich.
  • Die E-Akte auf mobile Endgeräte
Wir freuen uns auf Sie!

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