Die digitale Personalakte – alles Wissenswerte im Überblick

Das Thema Digitale Personalakte kommt in unterschiedlichen Kontexten immer öfters auf. Um einen gesamtheitlichen Überblick zu erhalten, haben wir ĂŒber das Thema der Digitalen Personalakte einen umfassenden Bericht erstellt.

Folgend das Inhaltsverzeichnis

 

EinfĂŒhrung in das Thema

In den letzten Jahren wurde vielen Unternehmen bewusst, wie sehr sie von einer fortgeschrittenen Digitalisierung profitieren. Die Erkenntnis, dass dieser Vorteil nicht nur ArbeitsablĂ€ufe oder -prozesse einschließt, sondern auch die Verwaltung, insbesondere die der Personaldokumente, hat sich spĂ€testens in Zeiten des Homeoffice endgĂŒltig durchgesetzt.

Der SchlĂŒssel zu einer digitalen und flexiblen Verwaltung mitarbeiterbezogener Daten liegt dabei in einer geeigneten Personalsoftware inklusive digitaler Personalakte.

 

Was ist eine digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ist, wie der Name bereits vermuten lĂ€sst, die digitale Version der Papierform. Sie ist ein wichtiger Bestandteil eines zeitgemĂ€ĂŸen HR-Systems. WĂ€hrend der Inhalt gegenĂŒber dem analogen Pendant derselbe bleibt, unterscheidet sie sich im Wesentlichen in ihrer Form.

Kurzum: Bei der digitalen Personalakte handelt es sich um eine Sammlung sÀmtlicher Papierdaten, die das VerhÀltnis von Arbeitgeber und Arbeitnehmer betrifft. Papierakten, die mittels einer Software gemanagt werden.

Beispiel: Arbeitsvertrag in der Digitalen Personalakte
Beispiel: Arbeitsvertrag in der Digitalen Personalakte

 

Der Aufbau einer digitalen Personalakte

In der digitalen Personalakte sollten sich grundsĂ€tzlich alle Personaldokumente befinden, die dem Unternehmen bzw. dessen Personalabteilung bereits in Papier vorliegen. Diese können variieren, da es der Arbeitgeber weitestgehend selbst in der Hand hat, welche Unterlagen bezĂŒglich des Arbeitnehmers genau vorgehalten werden.

In der Regel handelt es sich um ArbeitsvertrĂ€ge, Bewerbungsunterlagen, Arbeitszeugnisse, FĂŒhrerscheinkopie oder Krankmeldung, um einige Beispiele zu nennen.

Es ist daher wichtig, dass die verwendete  HR-Software bzw. die darin integrierte digitale Personalakte Software eine möglichst flexible Lösung bieten. Obendrein sollte sich der Umgang mit der Software unkompliziert gestalten, um Prozesse und ArbeitsablÀufe möglichst optimal auszunutzen und das volle Potenzial einer digitalen Lösung auszuschöpfen.

 

Welche Dokumente sollten nicht hinein?

Analog zur klassischen Personalakte gilt auch fĂŒr ihr digitales Pendant, dass bestimmte Unterlagen nicht hinterlegt werden dĂŒrfen. So ist es untersagt, Daten, welche die PrivatsphĂ€re des Arbeitnehmers betreffen, zu sammeln. Hierzu zĂ€hlen zum Beispiel Dokumente zum gesundheitlichen Zustand, psychologische Unterlagen, Vermerke ĂŒber politische Ansichten, private Interessen, Vorlieben oder Social Media Posts.

 

Was sind die Vorteile einer digitalen Personalakte?

Die Verwendung digitaler Dokumente vereinfacht die Arbeit der Personalabteilung enorm. So können bestimmte Dokumente der Mitarbeiter automatisiert bearbeitet werden. Alle Dokumente, die das ArbeitsverhĂ€ltnis betreffen, sind mit wenigen Klicks abrufbar und das spart Zeit. Workflows in der Personalabteilung werden optimiert und es werden KapazitĂ€ten frei – etwa fĂŒr moderne AnsĂ€tze im Personalwesen wie Talentmanagement oder Personalentwicklung.

Um Ihnen den bestmöglichen Überblick zu gewĂ€hren, haben wir im Folgenden die Vorteile der digitalen Personalakte in kurzen und prĂ€gnanten Punkten zusammengestellt. So können Sie sich am besten ein Bild davon machen, welches Potenzial in der Digitalisierung schlummert.

 

Die Vorteile auf einen Blick

  • Die Akten mĂŒssen nicht mehr manuell abgeheftet werden. Der Zugriff ist daher von ĂŒberall aus möglich. Das fĂŒhrt dazu, dass die Mitarbeiter der Personalabteilung flexibler sind.
  • Wer Zugriff auf die jeweilige Akte bekommt, ist klar geregelt. Zudem kann dieser protokolliert werden, die Ablage selbst erfolgt revisionssicher.
  • Wussten Sie, dass jeder Mitarbeiter ein Recht hat, seine Personalakte einzusehen? Dank der digitalen Personalakte können automatisch oder manuell Einsichten erteilt werden, bei Bedarf zeitgesteuert.
  • Eine gute Software bietet die Möglichkeit, bestehende Akten aus Papier zu digitalisieren. Akten können so durchsucht oder sogar mit Schlagworten versehen werden, um noch schneller an die benötigten Mitarbeiterdaten zu gelangen.
  • Sie haben weniger Unterlagen in Papierform und damit auch weniger Kosten. Das bedeutet in pragmatischer Hinsicht, dass Sie BĂŒroflĂ€che fĂŒr AktenschrĂ€nke bzw. die Lagerung der Akten sparen.
  • Die Anforderungen an den Schutz der Daten von Mitarbeitern bieten zugleich auch einen Vorteil. Denn grundsĂ€tzlich mĂŒssen in Deutschland digitale Archivsysteme revisionssicher sein. Das schließt eine Reihe von Regelungen ein, die die Ablage selbst, aber auch die Art der Archivierung festschreiben.

 

Fazit – wann lohnt sich eine digitale Personalakte?

Aus einem modernen Arbeitsumfeld ist die digitale Personalakte nicht mehr wegzudenken. Mit der richtigen Software schaffen Sie dabei zum einen die nötige Transparenz an Stellen, wo diese angebracht ist, zum anderen schĂŒtzen Sie die sensiblen Daten Ihrer Mitarbeiter. Der grĂ¶ĂŸte Vorteil liegt aber sicher in der Verschlankung bestimmter Prozesse im Personalwesen: Durch das Digitalisieren werden KapazitĂ€ten geschaffen, Kosten gespart und Mitarbeiter entlastet.

Das Modul der digitalen Personalakte unserer Persis HR-Software bietet Ihnen genau diese Vorteile. Gerne können Sie zu uns Kontakt aufnehmen und nĂ€heres erfahren – wir helfen Ihnen gerne weiter.