Die Digitale Personalakte von Persis

Personalarbeit geht nicht ohne Dokumente – ohne Papierkram schon!

Ihre Mitarbeiter arbeiten ortsunabhängig und kommunizieren digital – doch Ihre Personalakten führen Sie immer noch in Aktenordnern? Mit Papierdokumenten zu arbeiten ist nicht nur unhandlich und kompliziert. Bewahren Sie sie in schlecht gesicherten Schränken auf oder nehmen Sie sie mit ins Homeoffice? Das widerspricht allen Grundsätzen von Datenschutz und Compliance. Dazu kommen die Kosten: manch größeres Unternehmen unterhält ganze Büroetagen nur fürs Archiv.

Für dieses Problem gibt es eine Lösung, die weniger Arbeit, Kosten und Risiken verursacht: Die Persis Digitale Personalakte, eine Erweiterung des Personalmanagers. Sie speichert alle Dokumente in Verbindung mit Ihren Mitarbeitern.

Sie brauchen nie wieder Dokumente zusammenzusuchen oder Kopien an mehreren Stellen ablegen, damit Sie sie griffbereit haben. Sie können die Inhalte anhand Verschlagwortung durchsuchen. Persis bringt smarte Funktionen für den Datenimport mit QR-Code mit: damit die Digitalisierung Ihres Aktenarchivs nicht Monate dauert.

Lassen Sie Führungskräfte, Mitarbeiter und Personalmanager von überall auf die digitalen Personalakten zugreifen; über Rechte und Rollen regeln Sie, wer welche Daten wie lange ansehen und bearbeiten darf. Jeder Zugriff wird protokolliert. Mit Persis schützen Sie die wertvollen Dokumente Ihrer Mitarbeiter vor Missbrauch und Verlust.

“Die Persis Digitale Personalakte ist bei HR- und Führungsaufgaben ein wichtiger Erfolgsfaktor, der permanent weiter ausgebaut wird.”

Melanie Uhl, LGI Logistics Group International

Funktionshighlights Persis Digitale Personalakte

Mitarbeiterdokumente sicher speichern

Mitarbeiterdokumente sicher speichern

Speichern Sie Dokumente verschlüsselt auf Cloud-Servern in Deutschland (oder auf Ihren eigenen Servern) ab – statt unsicher im Aktenschrank oder Kellerarchiv. Stellen Sie individuelle Rollen und Rechte ein, sodass nur befugte Personen auf Dokumente zugreifen können.

Versionierung und Protokolle

Versionierung und Protokolle

Alle Dokumente werden in der Personalakte revisionsicher gespeichert. Das bedeutet, dass sie nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden können. Jeder Zugriff wird protokolliert. Sie können dadurch nachvollziehen, wer Daten angeschaut oder verändert hat. Durch die automatische Versionierung sehen Sie, was geändert wurde, und Sie können auf frühere Versionen zugreifen. Sie erfüllen damit die gesetzlichen Vorgaben.

Notizen und Wiedervorlagen

Notizen und Wiedervorlagen

Bearbeiten Sie Dokumente so einfach wie auf Papier. Fügen Sie Notizen und Aktenvermerke an jeder Stelle eines Dokuments ein. Folgendes funktioniert in Papierakten nicht: Erstellen Sie direkt aus den Notizen heraus Wiedervorlagen und lassen Sie sich somit an wichtige Fristen in Verbindung mit dem Dokument erinnern.

Verschlagwortung von Dokumenten

Verschlagwortung von Dokumenten

Welche Mitarbeiter haben einen bestimmten Vermerk in der Personalakte? Dokumente aus dicken Aktenordnern herauszusuchen nervt – und ist verschwendete Zeit. Scannen Sie Papierdokumente lieber ein und versehen sie mit Schlagworten.

Barcodeerzeugung und -erkennung

Barcodeerzeugung und -erkennung

Erzeugen Sie unkompliziert Barcodes, die Sie auf Ihren Dokumenten platzieren. Direkt beim Erstellen einer Korrespondenz oder im Nachgang als Aufkleber. In Persis erfolgt beim Scannen die Zuordnung automatisch. Damit beschleunigen Sie alle Prozessschritte.

Zertifikate automatisch übernehmen

Zertifikate automatisch übernehmen

Ihre Mitarbeiter nehmen regelmäßig an Schulungen teil und bilden sich weiter? Super! Sammeln Sie deren Zeugnisse und Zertifikate –  sie werden automatisch aus Persis Weiterbildung oder Persis Ausbildungsmanager in die digitale Personalakte übernommen.

Genehmigungsverfahren definieren

Genehmigungsverfahren definieren

Eine besondere Herausforderung ist, Personalakten durchgängig in hoher Qualität zu führen, vor allem wenn Ihr Unternehmen verteilte Standorte hat. Für solche Fälle können Sie individuelle Prozesse und Genehmigungsverfahren einführen: zum Beispiel das Vier-Augen-Prinzip, wenn Dokumente hochgeladen oder abgerufen werden. Oder Sie erlauben nur den Upload, aber keinen Abruf von Daten aus der digitalen Personalakte.

LGI - Persis Digitale Personalakte

Digitale Personalakte: Perfekte Informations-Logistik bei LGI

LGI ist in die Top 10 der industriellen Kontraktlogistiker aufgestiegen. Dieser Erfolg wurde möglich durch tiefes Dienstleistungsverständnis, Fachkompetenz auf hohem Niveau und großer Effizienz in den Prozessen. Mit den gleichen Tugenden leistet auch die Personalarbeit im Unter-nehmen einen wichtigen Beitrag zu dieser Erfolgsstory. Denn nur mit den richtigen Menschen in passender Qualifikation ist solch eine Entwicklung zu erreichen. Schon ab den ersten Jahren nach Gründung mit dabei: Persis als Tool der HR-Profis.

Highlights unserer Experten aus dem Modul Digitale Personalakte

“Die revisionssichere, digitalisierte Personalakte ermöglicht mir als Mitarbeiter von überall aus den Zugriff auf die Gehaltsabrechnungen.”

Jörg Stadelhofer, Vertrieb - Persis GmbH

“Durch die Zugriffs- und Änderungsprotokollierung ist es jederzeit nachvollziehbar, wer wann welches Dokument geöffnet oder auch geändert hat.”

Tobias Schmid, Anwendungsberatung - Persis GmbH
Prozessgrafik Digitale Personalakte

Die Persis Digitale Personalakte bringt HR ins Homeoffice

Persis Digitale Personalakte Prozess

Jetzt Kontakt zu Persis aufnehmen