Persis-Release 23.0

Modulübergreifende Neuerungen

Neue Persis Startseite mit der Möglichkeit, Dashboards zu integrieren, überarbeitete Darstellung der Geburtstage und Jubilare

Auf der Persis Startseite kann ein individuelles Dashboard integriert werden.

Im Bereich der Jubilare und Geburtstage wird die Darstellung durch Bilder der Mitarbeiter unterstützt, was die Wiedererkennung erhöht.

Die Startseite zeigt die offenen Aufgaben nun deutlicher und entsprechend ihrer Fälligkeit an. Dabei orientiert sie sich an der Darstellung der offenen Aufgaben-Seiten.

Die Kalenderdarstellung zeigt nun die anstehenden Termine und gibt dabei weiterführende Informationen mit. Durch einen Klick direkt auf einen Eintrag landet der Benutzer direkt im dazugehörigen Element (beispielsweise in der Bewerberakte bei einem Vorstellungsgespräch).

In dem Zuge wird auch die Darstellung des eigenen Accounts überarbeitet und der Name direkt angezeigt.

Erweiterung der Hauptmenüs: Darstellung von Trennstrichen und Icons auf allen Ebenen im Menü

Im Hauptmenü werden Trennstriche unterstützt. Dadurch können Menüpunkte, die thematisch zusammengehören, optisch aber getrennt werden sollen, deutlicher dargestellt werden.

Offene Aufgaben in Persis

Die offenen Aufgaben werden optisch überarbeitet. Das betrifft die Module:

• Bewerbermanagement

• Personalmanager

• Weiterbildungsmanagement

• Personalentwicklung

Dabei wird vor allem die Fälligkeit der Aufgaben stärker in den Fokus gerückt – so sieht der Benutzer direkt, wie viele seiner Aufgaben sich in welchem Status der Fälligkeit befinden.

Handelt es sich dabei um Aufgaben zu Bewerbern oder Mitarbeitern, werden deren Bilder direkt angezeigt.

Neue Suchmöglichkeiten in Persis

Die bereits bekannte „Power User Navigation“ – erreichbar über die Tastenkombination Alt+P – wird um die untenstehenden Funktionalitäten erweitert. Im Headerbereich wird zudem ein Suchsymbol in Form einer Lupe angezeigt, über das die Suche aufgerufen werden kann. Die Lupe weist den Anwender auf die Funktionalität hin, da die Tastenkombination Alt-P nicht jedem Anwender bekannt ist. Das Suchsymbol ist prominent im Headerbereich untergebracht und somit von jeder Seite aus erreichbar.

Der Suchbegriff wird in nachfolgenden Gebieten gesucht, die gefundenen Ergebnisse werden thematisch strukturiert aufbereitet. Dabei werden die entsprechenden Rollen und Rechte des Anwenders berücksichtigt. Die Suche erfolgt als „like“ Suche, zudem werden nicht nur Bezeichnungsfelder durchsucht sondern auch zusammenhängende Datenbankinformationen. Beispielsweise wird in Statistiken sowohl die Bezeichnung als auch die Bemerkung durchsucht.

• Hauptmenü
  durchsucht das Hauptmenü und bietet den Link auf die hinterlegte Seite an

•  Stammtabellen
  durchsucht das Menü „Persis Stammtabellen“ und bietet den Link direkt auf die Stammtabelle an

• Reports und Dashboards
  durchsucht Reports und Dashboards nach Ihrem Suchbegriff und bietet den Link auf die gefundene Statistik an

• Mitarbeiter
  durchsucht den Personalstamm (Name, Vorname) nach Ihrem Suchbegriff und bietet den Link direkt auf das Personalstammblatt an. Der Fokus liegt dabei nur auf den aktiven Mitarbeitern.

• Bewerber
  durchsucht alle offenen Bewerbungen und bietet den Link direkt auf die Bewerberakte an
  Anwendungsfall: Vor dem Vorstellungsgespräch möchte die Führungskraft adhoc die Akte des Bewerbers Müller aufrufen und einsehen.

Optimierte Abarbeitung von Workflows

Betrifft ein Workflow eine Person (Mitarbeiter, Bewerber, …), wird ab jetzt direkt das Stammblatt verlinkt. So kann der Bearbeiter des Workflows mit einem Klick an weiterführende Informationen gelangen.

Workflows lassen sich schneller abarbeiten, da die Einzelschritte mit nur noch einem Klick auf erledigt gesetzt werden.

Digitale Signatur für Arbeitsvertrag und Mitarbeitergespräch

Persis bietet innerhalb der Ausbildungsnachweise bereits die digitale Signatur an, womit das Akzeptierungsverfahren rechtssicher abgebildet wird.

Die digitale Signatur findet nun bei weiteren Personalprozessen Anwendung:

• in den Mitarbeitergesprächen können die beteiligten Personen über die digitale Signatur das Gespräch akzeptieren

• im Arbeitsvertrag erhält der Bewerber durch die digitale Signatur schneller den Arbeitsvertrag und der Einstellungsprozess wird dadurch effizienter. Zudem wird das Arbeiten über unterschiedliche Standorte unterstützt, da die beteiligten Personen für die Unterschrift nicht ins Büro kommen müssen, sondern ortunabhängig unterschreiben können. Unterstützt werden die Anbieter DocuSign und Adobe.

System

Unterstützung für Keycloak 20 – basierend auf Quarkus

Mit dem Persis Release 23.0 ist die Anbindung an die nächste (Quarkus-)Version von Keycloak möglich.

Performance-Optimierung: Bilder im System nachladen

Um die Performance zu optimieren, laden Bilder in Persis nun nach. Dadurch wird eine deutliche Performanceverbesserung gewonnen – vor allem auf umfangreichen Listenansichten wie der Dokumentrecherche, den Aktenumläufen, …

Initial werden nur die Bilder im sichtbaren Bereich geladen. Weitere Bilder werden beim Scrollen nachgeladen.

Performance Generic-View

Die Stammblätter in Persis, wie beispielsweise das Bewerberstammblatt, öffnen sich nun merklich schneller.

Optimierung von Korrespondenzen

Beim Versand einer Korrespondenz ist nun der angemeldete Benutzer automatisch als Absender hinterlegt. Ebenso muss die Signatur nicht extra ausgewählt werden, sondern ist vorbelegt und kann bei Bedarf geändert werden.

Erweiterung der Datenbankfunktionen

Folgende Datenbankfunktionen wurden erweitert:

• @decode
  @decode verhält sich im NULL-Fall nun auf anderen Plattformen identisch

• @datevalue

2-Faktor-Authentifizierung mit Keycloak

Keycloak bietet die Möglichkeit der 2-Faktor-Authentifizierung, die folglich auch für die Anmeldung in Persis genutzt werden kann. Dafür muss in Keycloak hinterlegt werden, über welches Gerät die Authentifizierung erfolgen soll.

Modul Bewerbermanagement

Primäraktion bei Vorstellungsgesprächen an den Status des Gespräches angepasst

Die Teilnehmer eines Vorstellungsgespräches bekommen vor dem Gespräch eine Aufgabe, um sich auf das Gespräch vorzubereiten. Nach dem Gespräch muss die Entscheidung dokumentiert werden.

Die Seite „Vorstellungsgespräche“ reagiert jetzt auf den Gesprächszeitpunkt:

• Vor dem Gespräch wird als Primäraktion „Bewerbung sichten“ angeboten

• Die Primäraktion wechselt nach dem Gespräch auf „Feedback zum Gespräch“

Veröffentlichung von Ausschreibungen bei der Bundesagentur für Arbeit (HR-BA-XML-Schnittstelle)

Um die Veröffentlichung von Stellenausschreibungen in der Stellenbörse der Bundesagentur für Arbeit („JOBBÖRSE“) zu vereinfachen, wurde von der Bundesagentur für Arbeit (BA) eine Möglichkeit geschaffen, diesen Vorgang zu automatisieren. Ab sofort können Stellenausschreibungen aus Persis über diese Schnittstelle an die Bundesagentur für Arbeit übertragen werden.

Seite „Anlagenimport“ überarbeitet

Ist ein E-Mail-Postfach für die Bewerber aktiviert, spielt die Seite „Anlagenimport“ eine wichtige Rolle.
Auf dieser Seite ist klar ersichtlich, welcher Bewerber eine Nachricht gesendet hat. Zudem kann über die Anlagenvorschau komfortabel gesichtet werden, welche Anlagen der Bewerber eingereicht hat. Der Sachbearbeiter kann dadurch einfach entscheiden, welche Daten in den Bewerberstamm übernommen werden.

Integration des Dashboards in die offenen Aufgaben

Das Dashboard wurde in die Seite der offenen Aufgaben integriert. Somit gibt es eine zentrale Seite, die alle offenen Aufgaben inklusive der weiterführenden Informationen aus den Dashboards vereint.

Pflegemöglichkeit der Übersetzung für Ausschreibungsbezeichnungen wieder ermöglichen

Identisch zu den Texten der Kategorien in einer Ausschreibung, soll auch die Bezeichnung direkt in der Ausschreibung gepflegt werden.

Hinzufügen von Sachbearbeitern als Teilnehmer zu Aktenumläufen ermöglichen

Im Vorfeld kann definiert werden, welche hinterlegten Sachbearbeiter in der Ausschreibung relevant sind. Diese können dann bei der Anlage von Aktenumläufen mit einem Klick hinzugefügt werden.

Vorschau der Ausschreibung für Führungskräfte zur Verfügung stellen

Auf der Seite “Ausschreibungen” erhält die Führungskraft eine Übersicht der Ausschreibungen ihres Bereiches und kann durch Klick auf eine Ausschreibung die dazu eingegangenen Bewerbungen einsehen. Neu: “Vorschau einsehen” öffnet die Vorschau der Ausschreibung und bietet der Führungskraft somit die Möglichkeit, die gleiche Ansicht wie der Bewerber zu erhalten.

Modul Personalmanager

KFZ-Verwaltung: Anhänge kopieren

Wird ein Fahrzeug kopiert, kann nun entschieden werden, welche Anlagen übernommen werden sollen

Massenaktion bei der Genehmigung von Fehlzeitenanträgen

Fehlzeitenanträge können als Massenaktion genehmigt werden. Diese Massenaktion ermöglicht bei einer Häufung von Urlaubsanträgen (Weihnachtsurlaub, Brückentage, etc.) eine deutlich schnellere Genehmigung und spürbare Zeitersparnis für die Führungskräfte.

Zeiterfassung im Modul Personalmanager

Ein weiterer Schritt in der Digitalisierung und eine Erweiterung in der Persis HR-Suite: Die Zeiterfassung!

Weitere Produktinformationen zum Thema Zeiterfassung finden Sie unter folgendem Link: Zeiterfassung

Voraussetzung für die Zeiterfassung ist ein eingerichtetes Fehlzeitenmanagement, damit insbesondere Fehlzeiten wie Urlaub und/oder Krank in die Zeiterfassung korrekt einfließen können. Die Fehlzeitenstammtabelle dient als zentrales Steuerungselement für die IST-Stunden Verrechnung bei Fehlzeiten. Fehlzeiten müssen dementsprechend gekennzeichnet werden.

Modul Personalentwicklung

Erfassung und Dokumentation von Mitarbeitergesprächen

Die Mitarbeitergespräche wurden grundlegend überarbeitet.

Es ist nun direkt ersichtlich, ob man sich in der Auflistung seiner eigenen Mitarbeitergespräche oder in der Auflistung der Mitarbeitergespräche seiner Mitarbeiter befindet. Bei der Auflistung der Mitarbeitergespräche wird anhand des Mitarbeiters sortiert, der durch das Mitarbeiterbild leichter zu erkennen. Über den farblich hervorgehobenen „Zustand“ wird klar, welche Aufgaben offen sind.

Werden offene Gespräche ausgewählt, führen diese direkt zur Bearbeitungsseite. Bereits erledigte Gespräche werden in der Detailansicht geöffnet.

Der Fokus der Gespräche liegt auf den Bewertungen. Im rechten Bereich werden die Zusatzinformationen zum Mitarbeiter und Gespräch angezeigt. Wurde eine Bewertung erledigt, wird diese im Reiter „Gespräch fertigstellen“ zusammengefasst und kann dort abgeschlossen werden. Zudem lassen sich Gespräche nun als Massenaktion löschen.

Vergleich und Direkterfassung von Mitarbeitergesprächen

Gerade bei Leistungsbeurteilungen ist es unabdingbar, Mitarbeiter auf der gleichen Stelle miteinander zu vergleichen und ausgehend davon zu bewerten. Daher steht ab jetzt die Gespräche-Matrix zur Verfügung.

Ausgehend von einem Katalog kann der Gesprächsleiter die Mitarbeiter, denen ein entsprechendes Gespräch zugeordnet wurde, miteinander vergleichen. In diesem Zuge lässt sich direkt die Bewertung vornehmen.

Stammtabelle „Kataloge“ um einen Suchfilter erweitern

In der Stammtabelle der Kataloge kann nun über einen Suchfilter nach dem gewünschten Katalog gesucht werden.

Parameter aus dem Gesprächskatalog auf bereits generierte Gespräche anwenden

Wurden Gespräche generiert, sind diese für den Moment fix. Bis zum Gespräch können sich jedoch noch Änderungen ergeben, weil sich beispielsweise die Teilnehmer verändern.

Dies kann nun über den Katalog geändert und auf Wunsch auch auf bereits generierte Gespräche angewendet werden.

Dabei bleiben abgeschlossene Gespräche immer unberührt.

Reports in Mitarbeitergespräche einbinden

In einem Mitarbeitergespräch können Reports eingebunden und direkt geöffnet werden.

Beispiel: In einem Kompetenzgespräch kann ein Diagramm eingebunden werden, dass den Abgleich der SOLL- zu den IST-Kompetenzen zeigt und für die Weiterbearbeitung direkt geöffnet werden kann.

Kompetenzmanagement

Kompetenzen im Unternehmen zu identifizieren und Wissenslücken zu schließen, ist die Kür der Personalarbeit. Um ein Kompetenzmanagement in Ihrem Hause aufzusetzen und nutzen zu können, sind folgende Schritte notwendig:

Festlegung der Stellen:

• Welche Stellen habe ich in meinem Unternehmen? Wie sind diese in der Organisation eingeordnet?

• Transparente Darstellung in der Unternehmenslandkarte

Kompetenzen einer Stelle festlegen:

• Welche Kompetenzen gehen mit welcher Stelle und in welcher Ausprägung einher?

Mapping Mitarbeiter auf Stellen:

• Die Mitarbeiter werden auf die festgelegten Stellen gemappt

  • Um eine Vergleichbarkeit zu erreichen, welche Mitarbeiter auf welcher Stelle sitzen und inwiefern die Kompetenzen vorhanden sind

• Welche Mitarbeiter können aktuell keiner Stelle zugeordnet werden?

  • Sind weitere Stellen nötig?

  • Können diese Mitarbeiter durch Gewinn an weiteren Kompetenzen entwickelt werden?

Schlüsselpositionen festlegen:

• Welche Stellen müssen zwingend besetzt sein?

• Welche Mitarbeiter haben die geringsten Abweichungen zu den Kompetenzanforderungen dieser Stelle und können am einfachsten diese absichern?

Maßnahmen planen:

• Bei welchen Mitarbeitern müssen Wissenslücken gefüllt werden?

  • Maßnahmen planen, Weiterbildungen terminieren

  • Mitarbeitergespräche planen

• Optional: Individuelle Zielvereinbarungen treffen