Zeiterfassungs-Software

Zeiterfassungs-Software: Zeit gewinnen durch Digitalisierung

Zentrales HR-System mit zusätzlicher Funktion einer digitalen Arbeitszeiterfassung.

Im Zuge der Digitalisierung und getrieben durch die Zeiterfassungspflicht des Europäischen Gerichtshofs (EuGH), empfiehlt sich die Einführung einer Software zur Zeiterfassung. Die Aufzeichnung und Verwaltung von Arbeitszeiten über Excel-Tabellen oder gar mit Stift und Papier sind aufwändig, nicht mehr zeitgemäß und vor allem eins: fehleranfällig. Doch neben der reinen Protokollierung spielen auch die Nachweispflicht und die Auswertbarkeit der Daten in der Zeiterfassung eine wichtige Rolle. Schaffen Sie einen Mehrwert und auch Transparenz für alle Beteiligten. Egal ob auf Stundenbasis, Wochenbasis oder Jahreszeitkonten, flexible Arbeitszeitmodelle können in der Software abgebildet werden. Die Eingabe der Arbeitszeiten Ihrer MitarbeiterInnen erfolgt über den Browser tageweise oder über das Online-Terminal. Diese können somit orts- und zeitunabhängig online direkt über das Mitarbeiterportal eingegeben werden. Sicher, schnell und effektiv. Der Einsatz einer Zeiterfassungs-Software erleichtert den richtigen Umgang mit der Arbeitszeitregelung und den Pausenzeiten. Dank unserem Reporting-Tool können alle Eingaben einfach und schnell ausgewertet werden.

Ein wichtiger Vorteil der digitalen Zeiterfassung von Persis ist, dass eine komplette Integration der Persis Software-Module gegeben ist. Somit sind die Usability und das Handling bekannt. Zudem ist keine weitere Anmeldung in einem weiteren Tool ist notwendig und um Schnittstellen müssen Sie sich auch keine Gedanken machen.

Folgend erhalten Sie einen Einblick der Funktionen unseres Zeiterfassungs-Tools:

  • einfache Nutzung des Online-Terminals
  • Abbildung gesetzlicher Vorgaben in digitaler Form
  • Entsprechend des Arbeitszeitmodells eines Mitarbeiters können dessen Arbeitszeiten erfasst werden.
  • Abbildung der Fehlzeiten im Mitarbeiterkalender für eine transparente Übersicht der Verfügbarkeiten
  • Überstundenmanagement
  • Dashboard mit Überblick über Fehlbuchungen sowie Verstöße

Einblicke in die Zeiterfassungs-Software

Online Terminal Zeiterfassung

Online-Terminal über den Webbrowser nutzen

Das Online-Terminal ermöglicht die Zeiterfassung ganz einfach per Knopfdruck. Mit einem Klick auf „Kommen“ beginnt die Zeiterfassung und die Uhr läuft. Genau so lange, bis die Mitarbeitenden „Pause“ klicken oder die Zeiterfassung stoppen. Das digitale Terminal ist selbsterklärend und ermöglicht eine schnelle und einfache Zeiterfassung von jedem Endgerät aus. Der Takt der Arbeitszeiterfassung kann individuell mit 1 – 5 – 10 – 15 – 30 Minuten eingestellt werden.

Alles im Blick über das Dashboard der Zeiterfassung

Über das Dashboard behalten Sie alle Arbeitszeiterfassungen im Blick. Sie sehen die einzelnen Zeiterfassungen je Mitarbeiter. Fehleinträge Ihrer Angestellten oder Verstöße gegen die vorgegebene Arbeitszeit werden sofort getrackt und über das Dashboard darauf hingewiesen. Erinnerungen zur vergessenen Pflege der Arbeitszeit erfolgen komplett automatisiert. Arbeiten Sie mit einer Zeiterfassungs-Software jederzeit nach gesetzlichen Vorgaben und zentral in einem System – von überall aus. Alle weiteren Informationen können mit wenigen Klicks ausgewertet und aufbereitet werden.

Mitarbeiterkalender

Digitale Antrags- und Genehmigungsverfahren von Fehlzeiten

Der Mitarbeiterkalender gibt eine schnelle Übersicht über An- und Abwesenheiten im Unternehmen. Als Fehlzeiten gelten verschiedene Bausteine, wie bspw. Urlaub, Krankheit, Messen oder Überstundenabbau. Für Anträge können individuelle Genehmigungsverfahren hinterlegt werden. Von keiner Genehmigung, über einfache oder mehrstufige Genehmigungsverfahren – ganz nach Ihren Anforderungen bzw. den gesetzlichen Vorgaben. Erinnerungen über offene Anträge erfolgen automatisiert aus dem System. Die Genehmigung kann dann einfach über die One-Click-Genehmigung erfolgen.

Zusätzliche Funktionen als Vorteil

Nachträgliche Zeitanpassung flexibel gestalten

In Unternehmen gibt es unterschiedliche Handhabungen mit der Arbeitszeiterfassung. Um Ihre Anforderungen in der Software abzubilden, gibt es flexible Eingabe- und Änderungsmöglichkeiten der erfassten Arbeitszeiten. Beispielsweise können Mitarbeitende Änderungen Ihrer Arbeitszeit im gleichen Monat selbstständig vornehmen. Änderungen, welche länger als 4 Wochen zurück liegen, müssen durch die Personalabteilung bzw. Führungskraft explizit freigegeben werden.

Automatische Protokollierung

Die Protokollierung ist ein wichtiger Bestandteil einer Zeiterfassungs-Software und schützt Sie und Ihr Unternehmen. Sämtliche Veränderungen in der Zeiterfassung werden automatisch gespeichert. Vom Anlegen, Ändern und Löschen. Somit ist alles nachvollziehbar, transparent und entspricht gesetzlichen Anforderungen.

Abbau Überstunden

Angefallene Überstunden verfallen nicht automatisch. Hier entscheiden Sie individuell, wie mit den Überstunden umgegangen wird. Wenn ein Antrag auf Überstundenabbau gestellt wird, kann dieser über einen Genehmigungsprozess laufen. Überstundenabbau stellt einen Baustein dar, der natürlich im Kalender eingetragen wird. Überstunden können jedoch auch ausbezahlt werden.

Digitale Zeiterfassung als SaaS-Variante

Maximalen Erfolg durch maximalen Service. Mit unserem Service erhalten Sie folgende Vorteile:

  • einfache & schnelle Einführung

  • hohe Benutzerfreundlichkeit

  • minimaler Verwaltungsaufwand

  • stets auf dem aktuellen Stand

3 wichtige Fragen zur Zeiterfassungs-Software

Wann brauche ich eine digitale Zeiterfassung?

Für alle Mitarbeitenden gilt die gesetzliche Vorgabe der Arbeitszeiterfassung. Dabei muss Kommen-Pause-Gehen dokumentiert sein. Prinzipiell kann diese Information auch auf einem Blatt Papier erfolgen, nur ist dies nicht effizient. Der Einsatz einer Software ist geeignet, wenn folgende Punkte zutreffen:

  • Bei verschiedenen Arbeitsformen der Mitarbeitenden (Homeoffice, mobiles Arbeiten)

  • Zur Gewährleistung von flexiblen Arbeitszeiten (Gleitzeit, Kernarbeitszeit)

  • Automatischer Überblick der geleisteten Stunden (Überstunden, Minusstunden)

  • Wenn Stundenzettel nicht mehr ausreichen (Zu viele Mitarbeitende, zu hoher Aufwand)

Welche Vorteile bringt die Integration einer Zeiterfassungs-Software in einer HR-Software Suite?
  • Alle Mitarbeiterinformationen in nur einer Software-Lösung

  • Schnittstellen zu anderen Software-Systemen sind reduziert

  • Gleiche Handhabung, heißt kein neues Lernen einer Software

  • Detailliertere und effizientere Auswertungen möglich

  • Nur eine Anmeldung der Mitarbeitenden in der Software notwendig
Welche Funktionen sollte eine digitale Zeiterfassung mitbringen?
  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

  • Verwaltung von Arbeitszeitkonten

  • Verschiedene Auswertungen/ Statistiken in einem Tool erstellen:

    • Erstellung von Arbeitszeitberichten

    • Analyse von Arbeitszeitdaten

  • Konfiguration individueller Arbeitszeitmodelle

  • Webbasierte Anwendung zur zeit- und ortsunabhängigen Arbeitszeiterfassung