Innovatives Mitarbeiterformular verbessert Onboarding-Prozess bei Sky
Mit rund 5,2 Millionen Kunden und einem Jahresumsatz von 2,3 Milliarden Euro gehört Sky in Deutschland und Österreich zu den führenden Entertainment-Unternehmen. Das Programmangebot besteht aus Live-Sport, Spielfilmen, Serien, Shows, Kinderprogrammen und Dokumentationen. Sky Deutschland mit Hauptsitz in Unterföhring bei München ist Teil von Europas führender Unterhaltungsgruppe Sky plc. Über 23 Millionen Kunden in sieben Ländern sehen die exklusiven Programme von Sky, wann immer und wo immer sie wollen.
Hoher Aufwand bei vielen Neueinstellungen
In Zeiten des Fachkräftemangels ist es besonders wichtig, für das Unternehmen gewonnene Fachkräfte erfolgreich zu integrieren und einzuarbeiten. Der sogenannte Onboarding-Prozess startet direkt mit der Entscheidung für einen Bewerber.
Zum Zeitpunkt der Neueinstellung eines Mitarbeiters fallen im Unternehmen zahlreiche Aufgaben an, die viel Zeit in Anspruch nehmen. Denn es werden viele personenbezogene Informationen benötigt, um den Einstieg optimal vorzubereiten – meist gleichzeitig für mehrere neue Kollegen.
Bei Sky erhält jeder neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag ein Formular, mit dem persönliche Daten abgefragt werden, die das Unternehmen für die Mitarbeiterverwaltung benötigt. Da die „Neuankömmlinge“ gerade in der Anfangsphase viel Input bekommen und sich zurechtfinden müssen, kommt es häufig vor, dass die Daten nicht rechtzeitig bei der Personalabteilung ankommen, Informationen fehlerhaft oder nicht vollständig sind. Interne Verzögerungen sind das Resultat – vor allem problematisch, wenn wichtige Daten bis zur ersten Gehaltsabrechnung noch nicht vorliegen.
Umsetzung eines neuen Mitarbeiterformulars
Mit dieser Ausgangssituation und dem Ziel bürokratische Hürden für neue Mitarbeiter zu senken, Fehleranfälligkeit zu reduzieren und einen optimalen Prozess für beide Seiten zu ermöglichen, kam Persis ins Spiel.
Die Idee von Sky: neue Mitarbeiter sollen ihre persönlichen Daten bereits vor dem ersten Arbeitstag vervollständigen können, damit die Erfassung der Mitarbeiter und die Abrechnung von Beginn an reibungslos funktionieren. Bei allem steht für Sky der Schutz der persönlichen Daten und der Privatsphäre der Mitarbeiter an oberster Stelle. Dabei sind selbstverständlich alle einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen maßgeblich.
Das von Persis umgesetzte, neue Mitarbeiterformular greift genau diese Funktionsweise auf. Nach Einstellung wird per E-Mail ein Link an den neuen Mitarbeiter versendet, mit der Bitte um Vervollständigung der Informationen. Durch einen Klick gelangt er automatisch auf ein Formular in Persis, in dem vorhandene Daten seiner Bewerbung bereits vorausgefüllt sind.
Eine Besonderheit, die für noch mehr Benutzerfreundlichkeit sorgt, ist der „Read-more-Button“: bei erklärungsbedürftigen Eingabefeldern werden mit einem Klick ergänzende Informationen angezeigt. Der neue Mitarbeiter hat außerdem die Möglichkeit seine Daten zwischenzuspeichern und zu einem späteren Zeitpunkt zu ergänzen.
Wird das Formular abgesendet, erhält der zuständige Sachbearbeiter bei Sky eine Benachrichtigung, kann Informationen überprüfen und freigeben. Es wird daraufhin automatisch eine CSV-Datei mit allen Informationen an SAP übertragen.
Das Formular ist für neue Mitarbeiter unkompliziert auszufüllen und liefert Sky rechtzeitig alle wichtigen Informationen, um den Einstieg optimal vorzubereiten.
Der Prozess wird seit einigen Wochen in der Praxis erprobt. Wir hoffen auf gutes Gelingen und freuen uns bereits auf die weitere Zusammenarbeit!
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