Als Spezialist für Kabelverschraubungen und Kabeldurchführungssysteme steht die Jacob GmbH seit über 100 Jahren für Qualität und Innovationskraft. Jacob Produkte sind in vielen Branchen unentbehrlich – nicht mehr wegzudenken sind auch die Lösungen von tisoware und Persis, die im Verbund interne Prozesse und Sicherheit optimieren.
„Alles unter einem Dach“
„Alles unter einem Dach – an unserem Stammsitz in Kernen sind sämtliche Leistungsbereiche vereint“, erklärt Eva Trostel, Leiterin der Personalabteilung. „Damit können wir unseren Kunden ein Höchstmaß an Flexibilität, Schnelligkeit und Effizienz bieten. Grundlage hierfür ist unter anderem eine digitalisierte Administration, mit der wir Prozesse beschleuningen und stets transparent halten.“ So setzt das Unternehmen bei der Erfassung und Dokumentation von An- und Abwesenheiten auf die Software tisoware.ZEIT mit Integration der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). „Unsere verschiedenen Schichtmodelle, aber auch Brückentage oder Nachtarbeiten, alle Modelle lassen sich bestens mit tisoware abbilden, unter Berücksichtigung des Tarifvertrages der Metall- und Elektroindustrie“, weiß Eva Trostel zu berichten.
Effizienz durch digitalisierte Prozessabläufe
Die erfassten Daten werden in die Lohn- und Gehalts-Software von Hansalog weitergegeben. Gebucht wird mit RFID-Schlüsselanhängern an INTUS-Terminals der PCS Systemtechnik GmbH; als Leserverfahren sind Legic Prime und Legic Advant im Einsatz. „Die Mitarbeitenden können sich mit tisoware.WEB bequem über ihren PC anmelden – sowohl am Arbeitsplatz als auch im Home-Office – und dort Arbeitszeiten buchen, ihre Zeitkonten einsehen und verschiedene Workflows nutzen. Was für uns natürlich sehr komfortabel ist“, beschreibt die HR-Leiterin weitere Vorzüge der Digitalisierung. Mit der Einführung von tisoware.WORKFLOW konnte die Jacob GmbH außerdem interne Prozesse wie das Einreichen und Bearbeiten von elektronischen Abwesenheits- und Zeitkorrekturanträgen spürbar vereinfachen.
Verlässliche Zutrittssicherung
In punkto Sicherheit setzen die Kernener auf die digitale Zutrittssicherung von tisoware. So regeln die Module tisoware. ZUTRITT und tisoware.ZUTRITTplus mit individuellen Rechten die Zugänge zu allen Bereichen. Ergänzend kann tisoware.SCHLIESSPLAN den Zugriff und Verbleib von Schlüsseln und Identifikationsmedien verwalten und dokumentieren. Für externe Dienstleister oder Lieferanten steht dem Unternehmen tisoware.BESUCHER zur Verfügung.
Die Personaldaten immer im Blick
Beim Personalmanagement setzt die Jacob GmbH auf Lösungen von Persis, aus der proALPHA Familie. Dazu Eva Trostel: „Wir nutzen das Tool Personalmanager, beispielsweise für die Terminüberwachung mit automatischer Erinnerung oder die Bearbeitung und Dokumentation von Prozessen über Workflows, etwa bei Ein- und Austritten. Alle wichtigen Informationen sind im System hinterlegt und jederzeit abrufbar und auswertbar. Dank der Rationalisierung der Administration haben wir nun mehr Zeit für das Wesentliche: unsere Mitarbeitenden.“ Besonders interessant für Eva Trostel und ihr Team ist die anstehende Ergänzung des Systems mit dem HR-Tool Personalentwicklung / Kompetenzmanagement von Persis. Mit dieser Software können Mitarbeitergesprächsprozesse abgebildet
werden, Kompetenzen definiert und erfasst sowie Soll-Ist-Analysen erstellt und für Entwicklungspläne genutzt werden. Hierzu liefert das Programm die jeweiligen Auswertungen, generiert automatisch Dokumente, etwa Gesprächsbögen, und bietet Erinnerungsfunktionen – ein wichtiger Baustein für eine gezielte Personalentwicklung und damit auch für die langfristige Bindung von Mitarbeitenden an das Unternehmen. „Hilfreich für uns ist auch, dass wir ad hoc und auf Knopfdruck ausgewählte Daten auf dem Reporting-Server von Persis abfragen und je nach Bedarf kombinieren können“, erklärt die Personalchefin. „Damit haben wir ein sehr nützliches Analyse-Tool. Denn die Basis für unsere Entscheidungen sind schnelle, flexible und aussagekräftige Auswertungen, die natürlich auf mehr beruhen als nur Bauchgefühl.“ Prinzipiell können sämtliche Daten aus allen Modulen in Persis ausgewertet werden. Sehr hilfreich zudem sind Funktionen wie der Employee-Self-Service (ESS), mit dem Mitarbeitende Änderungen oder Ergänzungen
wesentlicher Stammdaten, wie persönliche Daten oder besuchte Seminare, selbst eingeben und an die Personalabteilung übermitteln können.
Zielführende Allianzen
Eva Trostel ist sich sicher: „Das umfangreiche Produktportfolio und Know-how von Persis in Verbindung mit den Lösungen von tisoware schafft eine sehr gute und modular ausbaufähige Security- und HR-Plattform. Für mich muss eine Software in erster Linie benutzerfreundlich und flexibel sein, eine einfache Datenpflege gewährleisten und gute Reporting-Funktionen bieten. Um es auf den Punkt zu bringen: Ich muss mit einem PC-Programm gut und vor allem auch eigenständig arbeiten können, ohne immer wieder beim Dienstleister nachfragen zu müssen. Hilfe zur Selbsthilfe ist für mich hier das Stichwort. All das erfüllt insbesondere die Lösung der proALPHA Tochter Persis.“ Auch mit Blick in die tägliche Praxis zieht die HR-Leiterin ein sehr positives Resümee. „Die Systeme laufen zeitsparend und effizient. Nicht zuletzt schätzen wir die gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Software-Spezialisten. Ich denke da an unser firmeneigenes Motto: ‚Anspruch verbindet‘.
