Modulübergreifende Neuerungen
Mobile Nutzung
Alle im Rahmen des Releases optimierten Seiten und Prozesse (insbesondere dezentrale Aufgaben) wurden direkt so gestaltet, dass eine mobile Nutzung auf Tablets und Smartphones möglich ist.
Layoutanpassungen
Übersichtsseiten, wie beispielsweise die Bewerberübersicht oder die Übersicht der Fehlzeitanträge, wurden optisch überarbeitet, um die Anzeige mehrerer Datensätze geordneter zu gestalten. Die Zeilen heben sich durch die Farbgebung voneinander ab. Außerdem wurden die Seiten in 3 fachlich sinnvolle Abschnitte aufgeteilt. Inhalte der Datensätze sind so besser erkennbar und können dadruch auch mobil optimal genutzt werden. Am Ende der jeweiligen Zeile eines Datensatzes werden dem Benutzer über ein Dropdown-Menü alle ausführbaren Aktionen angezeigt.
Stammblätter
Die in Persis gängigen Stammblätter wie das Personalstammblatt, das Bewerberstammblatt oder das Ausschreibungsstammblatt öffnen sich mit dem Release 22.0.2 nicht mehr als Pop-up-Fenster, sondern direkt auf der ursprünglich Seite, was sich auch als „Generic View“ versteht.
Alle Seiten wurden neu aufgebaut und haben eine klare Aufteilung bekommen. Dabei liegt der Fokus auf den Informationen im Hauptbereich auf der linken Seite. Im Nebenbereich auf der rechten Seite sind die Zusatzinformationen zum jeweiligen Datensatz zu finden. In diesem Zuge wurde die Performance geprüft und spürbar verbessert.
Folgende Aktionen können in den Stammblättern ausgeführt werden und sind oberhalb des Nebenbereichs zu finden:
- Über die Pfeile kann der Benutzer innerhalb der Liste blättern und bleibt dabei im gleichen Menüpunkt
- Über das Listen–Icon öffnet sich die Bewerberliste und lässt den Benutzer direkt zu einem anderen Bewerber springen. Gleiches gilt bspw. für Mitarbeiter im Personalstammblatt.
- Über das Dropdown-Menü „Bewerber auswählen“ können Bewerber außerhalb der Liste gefunden werden. Gleiches gilt bspw. für Mitarbeiter im Personalstammblatt.
Persis Designer
Der Persis Designer wurde in der Bedienung überarbeitet und vereinfacht. Somit können kleine Designanpassungen deutlich einfacher vorgenommen werden. Die Änderungen im Designer werden jetzt direkt in der Datenbank gespeichert. Somit gibt es im Persis Designer eine Standardeinstellung und eine Experteneinstellung.
Standardeinstellung: hier können schnell und einfach Logo, Primärfarbe und Sekundärfarbe im System angepasst werden.
Experteneinstellung: via CSS können hier individuelle Anpassungen vorgenommen werden.
Einstellbare Nutzung von Thumbnails in der Akte (Globale Performance)
Als Administrator besteht nun die Möglichkeit, den Einsatz von Thumbnails in der digitalen Personalakte abzuschalten, wenn sie nicht benötigt werden. Somit wird weniger Speicher benötigt, was zu einem schnelleren System mit niedriger Netzwerklast führt.
Upgrade auf Bootstrap 5
Persis 22.0.0 basiert auf Bootstrap 5. Optisch ist das nicht direkt erkennbar, das heißt, es gab durch das Upgrade keine Veränderungen an der Oberfläche. Es haben sich im Hintergrund allerdings Klassen geändert, wodurch es zu einem Handlungsbedarf bei Kunden kommen kann.
Hinweis: Bootstrap 5 unterstützt den Internet Explorer (IE) nicht. Daher kündigt auch Persis mit 22.0.0 den Support für den IE ab!
Persis Postfach: Zugriff auf Office365 mit Modern Authentication
Persis ermöglicht nun die Anmeldung bei den Office365 Postfächern via „Modern Authentification“. Hintergrund ist, dass Microsoft ab Oktober 2022 den Zugriff via „Basic Authentification“ auf die Office365 Postfächer einstellt.
Keycloak Funktionalitäten deaktivierbar machen
Es ist nun möglich, Persis an einen Realm anzuschließen, welcher strengen Restriktionen unterliegt. Dazu ist es notwendig, dass bestimmte Funktionalitäten von Keycloak deaktivierbar sind.
Modul Bewerbermanagement
Bewerberportal – mobile Nutzung
Das Bewerberportal wurde im Zuge des Release 22.0 dahingehend optimiert, dass es komplett mobil genutzt werden kann. Folgende Abbildung zeigt eine Stellenausschreibung sowie das dazugehörige Bewerberformular in der mobilen Ansicht.
Ausschreibungen – Sprechende URLs
Ausschreibungen werden gerne geteilt oder digital weitergeleitet. Aussagekräftige Links ermöglichen es, mit diesen sinnvoll weiterzuarbeiten. Auch für den Bewerber ist dadurch direkt erkennbar, um was für eine Ausschreibung es sich handelt.
Beispielsweise wird aus:
persis.de/main/bm.jobs.details?projectID=167864157&configKey=Internet
die folgende URL:
persis.de/persis/public?posting=”SOFTWARE_ENTWICKLER_2023
Bewerbungsformular – Parsing aus sozialen Netzwerken
Das Parsen von sozialen Netzwerken wurde für „XING“ wieder ermöglicht, zusätzlich wird nun die Plattform „LinkedIn“ angeboten. Die Abfrage von Daten aus dem Netzwerk „Facebook“ wurde entfernt, da diese Daten weniger beruflichen Zwecken dienen und von Bewerbern selten für Bewerbungen genutzt werden. Der Fokus liegt hier auf Businessportalen.
Bewerbungsformular – Anhänge
Für Bewerber ist innerhalb des Bewerberformulars nun ersichtlich, welche Dateitypen für Anhänge erlaubt sind. Zudem gibt es für den Sachbearbeiter die Möglichkeit, die Kenntnisgruppen im Bewerbungsformular zu limitieren.
Bewerber auf „nicht entschieden“ setzen
Die Funktion, einen Bewerber auf „nicht entschieden“ zu setzen, steht mit dem Release 22.0 wieder zur Verfügung. Wenn die Entscheidung gesetzt wird, werden für alle anderen Entscheidungen die Werte zurückgenommen. Es gilt zu beachten, dass bei vorher getätigten Entscheidungen Daten erzeugt wurden, die eventuell nicht zurück genommen werden können, bspw. der Versand einer Absagemail.
Feedback zu Aktenumlauf
Neues Feedback ist auf der Seite „Aktenumläufe“ ersichtlich. Als Führungskraft kann ein neues Feedback in den Aktenumläufen als gelesen markiert werden, die offene Aufgabe auf der Startseite wird dabei erledigt.
Online-Formulare inaktiv setzen
Online-Formulare können nicht mehr gelöscht werden. Durch Aktivieren des „inaktiv“ Schalters lassen sich Online-Formulare stattdessen auf inaktiv setzen. Sie werden damit auf der Übersicht standardmäßig versteckt und können innerhalb der Publikationen nicht ausgewählt werden.
Bemerkung des Sachbearbeiters durchgehend anzeigen
Die Bemerkung des Sachbearbeiters wird dem Entscheider im Bewerbungsprozess nun durchgehend angezeigt, so dass wichtige Informationen bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden können. Die Anzeige erfolgt im Bewerberstammblatt innerhalb der „Informationen zur Bewerbung“, auf den Übersichtsseiten „Aktenumläufe“ und „Vorstellungsgespräche“. Dabei werden die ersten 20 Zeichen der Bemerkung als Badge-Text angezeigt und die gesamte Bemerkung im Tooltip des Badges ausgegeben.
Bewerberakte – Button „Aktion auswählen“ zur Verfügung stellen
Der Button „Aktion auswählen“ steht nun auch auf der Startseite der optimierten Bewerberübersicht des Bewerberstammblattes zur Verfügung. Alle dem Sachbearbeiter zur Verfügung stehenden Aktionen lassen sich von hier aus tätigen. Nach dem Beenden der Aktion landet der Nutzer wieder auf der Startseite. Für Führungskräfte ist dieser Button konfigurierbar.
Layoutanpassungen
Ihre Bewerber begeistern Sie mit einer optimalen Außendarstellung und bestmöglichen internen Bearbeitung. Hierfür haben wir optische Anpassungen an mehreren Stellen im Bewerbermanagement vorgenommen.
Optische Überarbeitung: Aktenumlauf
Der Aktenumlauf wurde komplett überarbeitet und kann nun auf mobilen Endgeräten dargestellt werden. Der Fokus liegt auf den Eingabefeldern, welche die Führungskraft ausfüllen muss.
Optische Überarbeitung: Bewerberübersicht
Bilder auf der Bewerberübersicht erhöhen den Wiedererkennungswert. Durch die Bewertung in Sterne-Form ist direkt ersichtlich, wie gut der Bewerber auf die Ausschreibung passt. Diese Bewertung kann vom Sachbearbeiter auch direkt geändert werden.
Ebenso wird über die Spalten „Bewerbungsdaten“ und „Informationen zur Bewerbung“ deutlich auf Besonderheiten der Bewerbung hingewiesen.
Optische Überarbeitung: Anonymisierung von Bewerbungen
Sachbearbeiter können auf der Seite „Anonymisierung von Bewerberdaten“ einsehen, welche Bewerber für die Anonymisierung anstehen. Dort wird nun deutlich hervorgehoben, ob Besonderheiten vorliegen und ob der Bewerber der Aufnahme in den Bewerberpool zugestimmt hat oder nicht.
Optische Überarbeitung: Ausschreibungen (Führungskräfte)
In dieser Ansicht sehen Führungskräfte alle Ausschreibungen, auf die sie berechtigt sind. Wählt die Führungskraft eine Ausschreibung aus, werden alle auf diese Ausschreibung eingegangenen Bewerbungen angezeigt und können direkt eingesehen werden. Dabei zeigt auch an dieser Stelle die Bewertung in Sterne-Form auf einen Blick, wie gut der Bewerber auf die ausgeschriebene Stelle passt.
Optische Überarbeitung: Auswahlverfahren
Das Auswahlverfahren gibt einen transparenten Überblick darüber, zu welcher Ausschreibung wie viele Bewerbungen eingegangen sind. Die Ansicht wurde optisch überarbeitet und dessen Funktion verbessert. Die Suche der Ausschreibungen findet nun einfacher über das Dropdown-Menü statt. Die Übersicht der eingegangenen Bewerbung zeigt nicht nur die Zuordnung zur jeweiligen Sterne-Kategorie. Gleichzeitig wird der Status der Bewerbung mit ausgegeben. Zudem ist es möglich, sich alle Einträge einer Spalte anzeigen zu lassen.
Optische Überarbeitung: Offene Aufgaben
Innerhalb der offenen Aufgaben, ist jetzt direkt ersichtlich, in welcher Fälligkeitskategorie wie viele Aufgaben anstehen. Dadurch werden die Klicks deutlich reduziert und der Benutzer durch die Farbgebung darauf aufmerksam gemacht, in welcher Kategorie die Abarbeitung überfällig ist.
Modul Personalmanager
Dokumentenupload im ESS
Damit Daten nicht per Mail oder auf Papier herumgereicht werden, gibt es bei Persis seit vielen Jahren das Self-Service-Portal für Mitarbeiter und Führungskräfte. Dort kann jeder Mitarbeitende die eigenen Daten einsehen und durch eine abschließende Freigabe der Personalabteilung auch ändern. Mit dem Release 22.0 können Mitarbeiter nun auch Dokumente im ESS hochladen, um einen Nachweis für Änderungen erbringen zu können, die eine Bestätigung benötigen. Die angehängten Dokumente können von der Personalabteilung akzeptiert, verworfen oder abgelehnt werden. Nach Akzeptanz des Dokuments wird dieses im Korrespondenzbaum des Mitarbeiters abgelegt.
Beispiel: Bei einer Namensänderung kann direkt die Heiratsurkunde als Nachweis hochgeladen werden.
Stellenplan – PDF Export/Drucken
Mit dem Release 22.0 ist es wieder möglich, den Stellenplan als PDF zu exportieren oder auszudrucken. Ist kein Stellenplan ausgewählt bleibt der Menüpunkt inaktiv.
Übersicht Fehlzeitanträge – One-Click-Genehmigung
Die Darstellung der Fehlzeitanträge zeigt nun übersichtlich, welcher Mitarbeiter welchen Antrag gestellt hat. Auch an dieser Stelle wird zur leichteren Zuordnung des Mitarbeiters das Bild angezeigt. Neben der Antragsart enthält diese Ansicht auch die Wochentage des beantragten Zeitraums, um die Auswirkungen des Antrags einschätzen zu können. Bei einem Urlaubsantrag wird der noch vorhandene Resturlaub angezeigt.
Anträge mit einem einstufigen Verfahren können direkt aus der Übersichtsliste per OneClick genehmigt werden. Ausgenommen sind Anträge mit mehrstufigen Genehmigungsverfahren oder Anträge, für die eine Begründung notwendig ist. Diese werden nicht über eine OneClick-Lösung abgebildet.
Formular Fehlzeitanträge – aus Sicht eines Entscheiders
Die Detailseite eines Fehlzeitantrags fokussiert im Hauptbereich die wichtigen Entscheidungskriterien des Antrags. Das Formular ist mit der positiven Entscheidung „Antrag genehmigen“ als gängigste Variante initial vorbelegt. Im Nebenbereich sind die Zusatzinformationen des Antragstellers zu finden.
Fehlzeitanträge in den Kalender übernehmen
Je nach Einstellung der Fehlzeitart, wird ein genehmigter Antrag nicht direkt in den Kalender des Mitarbeiters übernommen, sondern muss vom Sachbearbeiter manuell übertragen werden. Dies ist in der Ansicht der genehmigten Fehlzeitanträge möglich. Auch diese Ansicht wurde optisch überarbeitet und zeigt nun anhand unterschiedlich farbigen Zeilen übersichtlich, welcher Mitarbeiter welchen Antrag für welchen Zeitraum gestellt hat.
Fehlzeitvertretung prüfen
Bei Beantragung einer Fehlzeit kann, je nach Konfiguration, ein Fehlzeitvertreter benannt werden. Dieser kümmert sich während der Abwesenheit um die Aufgaben der abwesenden Person. Auf dieser Seite ist nun deutlich erkennbar, in welchem Zeitraum die Vertretung von welchem Kollegen angefragt wird.
Anzeige mehrerer Monate im Teamkalender
Die Ansicht im Teamkalender umfasst nun mehrere Monate. Die Monate werden dabei fließend, ohne Übergang dargestellt, wodurch ein besserer Überblick gewährleistet wird und beispielsweise monatsübergreifende Fehlzeiten bewertet werden können. Die Anzahl der angezeigten Monate ist abhängig von der Suche, die Empfehlung liegt bei der Anzeige von 1 Quartal. Beim Scrollen werden die Mitarbeiter in der ersten Spalte fixiert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, für welchen Mitarbeiter die Daten angezeigt werden.
Modul Digitale Personalakte
Dokument über Aktenregister hinzufügen
Als Sachbearbeiter ist es jetzt möglich, Dokumente direkt im Aktenregister hochzuladen, wodurch der Upload von Dokumenten vereinfacht wird. Ein Dokument kann mit entsprechender Berechtigung direkt bei einer Akte in einem Aktenregister angelegt werden. Bei Bedarf kann an dieser Stelle ein Genehmigungsverfahren vorgeschaltet werden.
Dokument-Viewer – neue Anzeigemodi
Neben der Standardansicht wurde der Dokument-Viewer der Digitalen Personalakte um die Optionen „Browseranzeige“ und „Druckanzeige“ erweitert, dabei greift in der Browseranzeige die Funktionalität des Browsers. Es kann global definiert werden, welche Sicht angeboten wird. Eine ausführliche Dokumentation zur Einstellung ist im Handbuch zu finden.
Aktenviewer für Dokumentenrecherche nutzbar
Für Sachbearbeiter ist es nun möglich, innerhalb einer Dokumentenrecherche den Aktenviewer zu öffnen. So können die gewünschten Dokumente direkt eingesehen werden.
Aufbewahrungsfristen flexibel gestalten
Zusätzlich zu den bereits vorhandenen Löschfristen sind nun auch Aufbewahrungsfristen definierbar, wodurch die gesetzlichen Anforderungen noch detaillierter abgebildet werden können. Es wird zwischen zwei Arten von Aufbewahrungsfristen unterschieden:
- Mindestaufbewahrungsfrist bei aktiver Beschäftigung
- Mindestaufbewahrungsfrist nach Beschäftigungsende
Suchfilter der Privilegienmatrix erweitern
Bei der Verwaltung von Berechtigungen in der digitalen Personalakte können mit dem Release 22.0 die Filtermöglichkeiten zur Darstellung der Privilegienmatrix erweitert werden.
Automatische Anlage einer digitalen Akte für neue Mitarbeiter
Bei der Anlage eines neuen Mitarbeiters kann entschieden werden, ob in diesem Zuge direkt eine digitale Personalakte angelegt werden soll, sodass diese im weiteren Einstellungsprozess zur Verfügung steht und genutzt werden kann.
Transparenz im Genehmigungsprozess – Name des Genehmigenden anzeigen
Innerhalb eines laufenden Genehmigungsprozesseses ist für einen Nutzer nun ersichtlich, von welcher Person das Dokument genehmigt werden muss. Dies schafft Transparenz und bietet die Möglichkeit, bei Bedarf direkt auf die Person zuzugehen.
Aktionen für Dokumentnotizen über offenen Aufgaben möglich
Als Sachbearbeiter ist es nun möglich, Wiedervorlagen direkt über die offenen Aufgaben in der Auflistung zu bearbeiten oder zu löschen.
Archivierungsfunktionen der Digitalen Akte wiederherstellen
Die Aktionen zur manuellen Steuerung der Dokument-Archivierung stehen wieder zur Verfügung. Sachbearbeiter können Dokumente archivieren und einlagern und gleichzeitg prüfen, ob die Sicherung erfolgreich war.
Modul Ausbildungsmanager
Allgemein: Auf der Seite „Zeugnisse“ im Ausbildungsmanager können die Filtermöglichkeiten jetzt konfiguriert werden. Konkret geht es um iAB_ZEUG. Damit kann nun spezifischer gesucht werden. Beispielsweise nach der Kombination aus Jahrgang und Personalnummer.
Ausbildungsnachweis digital signieren
Als Ausbilder ist es nun möglich, die Ausbildungsnachweise der Auszubildenden digital zu signieren, sodass die Nachweise schnell und einfach ohne Papier unterzeichnet sind.
Auch Azubis können Ihre Ausbildungsnachweise einfach und papierlos digital signieren.
Signatur des Auszubildenden sichtbar machen
Damit der Ausbilder bei der Annahme eines Ausbildungsnachweises sieht, wie der Auszubildende signiert hat, wird dessen Signatur direkt angezeigt sowie das Datum und die Uhrzeit der Unterzeichnung mit ausgegeben. Die digitale Signatur des Azubis wird beim Ausdruck eines Ausbildungsnachweises angezeigt.
Modul Personalentwicklung
Filtermöglichkeit der Gesprächsübersicht
In den Gesprächen wurde der Suchfilter angepasst, sodass der Filter zur entsprechenden View passend ist.
Überarbeitung der Mitarbeitergespräche
Die Übersicht der Mitarbeitergespräche wurde für alle an einem Gespräch beteiligten Personen überarbeitet. Die Seite startet initial mit der Ansicht auf die eigenen Gespräche. Insofern der Benutzer auch bei weiteren Gesprächen involviert ist, werden diese in der Ansicht „Mitarbeitergespräche“ aufgeführt.
Ein Klick auf die Bezeichnung des Gespräches öffnet die Ansicht des Gespräches. Alle weiteren Optionen sind im Dropdown-Menü untergebracht.
