Im Jahr 2016 suchte die Fairtrade nach einer passenden Personalmanagement-Software, um ihre Arbeitsabläufe in der Personalabteilung zu verschlanken und deutlich zu vereinfachen. Entscheidungskriterien für einen Personalsoftwareanbieter waren der Wunsch, die Lohnsoftware Datev an das neue Personalmanagementsystem anbinden zu können sowie eine Partnerschaft mit dem Lösungspartner, die auf Unterstützung, Dialog, Transparenz und Respekt beruht – den Grundwerten von Fairtrade.
HR-Software Auswahl
Nach umfangreicher Eruierung des Marktes fiel 2016 die Entscheidung für die Persis GmbH und damit für die Einführung des Moduls Personalmanager. Ein weiterer Pluspunkt war die Tatsache, dass die HR-Software als Software as a Service (SaaS) bereitgestellt wurde. Da die Wartung und der Betrieb unseres Serversystems durch Experten bei Persis in einer Private Cloud im zertifizierten Rechenzentrum erfolgten, konnten die Arbeitsprozesse bei Fairtrade zusätzlich optimiert werden.
Auch nach über 7 Jahre nach Einführung der Personalmanagement-Software ist Aneta Rzany, Human Resources bei Fairtrade Deutschland, von Produkt und Service überzeugt: „Wir können jederzeit sicher und komfortabel arbeiten, ohne unsere eigene Infrastruktur verändern zu müssen. Das freut und unterstützt auch unsere Kollegen in der IT.“
„Ich finde es toll, wie wir als Kunde wahrgenommen und betreut werden. Ob durch die Software oder das Persis-Team: Wir bekommen jederzeit die Unterstützung, die wir benötigen. “ Aneta Rzany, Human Resources Managerin bei Fairtrade.
Einsatz der Personalmanagement-Software
Durch die Einsatzmöglichkeiten des Personalmanagers, wurde Persis als das führende System definiert. Das bedeutet, Stamm- und Bewegungsdaten können tagesaktuell, systematisch und mit Zeitbezug in die Datenbank importiert werden. Hierfür wurde zwischen Fairtrade, dem Steuerbüro und Persis im Rahmen einer Schnittstelle festgelegt, welche Daten zu welchem Zeitpunkt aus Datev in den Personalmanager eingespielt werden. „Die Möglichkeit der flexiblen Anpassung der Schnittstelle hat uns so überzeugt, dass wir nach einer erfolgten Gehaltsabrechnung alle abgerechneten Werte (z.B. Brutto, Netto, Steuer- und SV-Anteile) in Persis importieren.“ Laut Frau Rzany hat diese Vorgehensweise einen Zuwachs an Transparenz gebracht. „Durch die Systemanbindung, die Persis an Datev ermöglicht, sind wir per Knopfdruck in der Lage, Auswertungen zu vielen HR-Kennzahlen (z.B. Fluktuationsrate, Headcount, Personalkosten) generieren zu können.“
Workflows und Terminerinnerungen erleichtern das Arbeiten im HR
Die vielen Excel-Tabellen und separat geführten Dokumente gehören dank der Personalmanagement-Software von Persis ebenfalls der Vergangenheit an. Alle benötigten Informationen sind im Personalmanager hinterlegt und stehen zentral, digital und aktuell zur Verfügung. Sie können mittels der integrierten Werkzeuge workflowbasiert bzw. ereignis- und termingesteuert verwendet werden. Je nach Bedarf kann Fairtrade automatisierte Abläufe gestalten, die Freiräume in der HR-Abteilung schaffen. Frau Rzany schätzt darüber hinaus die Beratung und Betreuung, die durch die Anwendungsberater und den Persis-Support erfolgen. „In der Personalabteilung agieren wir mit äußerst sensiblen Daten. Von daher ist es extrem wichtig, jederzeit die erforderliche Unterstützung auf Augenhöhe zu erhalten – sei es bei der Anpassung eines Workflows oder bei der Erstellung eines individuellen Reports“.
UNSERE NÄCHSTE PERSPEKTIVE: BEWERBERMANAGEMENT
Mit der aktiven Nutzung des Persis Personalmanagers konnte laut Frau Rzany ein wichtiger und zentraler Meilenstein für die Prozessautomatisierung und Transparenz im Personalwesen erreicht werden. Doch mit dem Blick auf Trendthemen wie Digitalisierung und Nachhaltigkeit wollen wir den Einsatz digitaler Tools schrittweise ausbauen. Ein gesetztes Ziel ist dabei die perspektivische Einführung des Bewerbermanagements, um die internen Prozesse weiterhin zu optimieren.
Über die Fairtrade Deutschland e.V.
Fairtrade ist ein gemeinnütziger Verein zur Förderung des fairen Handels. Ziel ist es, die Lebens- und Arbeitsbedingungen benachteiligter Produzent*innen in Ländern Lateinamerikas, Afrikas und Asiens mithilfe des fairen Handels zu verbessern. Als unabhängige Organisation handelt Fairtrade nicht selbst mit Waren, sondern vergibt das bekannte Siegel für Produkte, die die Fairtrade-Standards erfüllen. Fair gehandelte Produkte sollen hierüber nicht nur leicht zu erkennen, sondern auch flächendeckend über alle gängigen Verkaufskanäle verfügbar sein.