Persis - HR Software
06.07.2020

Dezentrale Einarbeitung: mit gut durchdachtem Onboarding Mitarbeiter*innen binden

Dezentrale Einarbeitung: mit gut durchdachtem Onboarding Mitarbeiter*innen binden

Nur eine zehntel Sekunde brauchen wir, um unser Gegenüber einzuschätzen. In den darauf folgenden Momenten sucht unser Gehirn nach weiteren Anhaltspunkten, die diesen ersten Eindruck bestätigen. Spätestens nach der ersten Woche bei einem neuen Arbeitgeber ist unser Urteil gefestigt: Ist das Unternehmen professionell? Sind die Kolleg*innen sympathisch? Fühle ich mich willkommen? War die Entscheidung für den neuen Job richtig?

Für Arbeitgeber bedeutet das: die ersten Tage sollten gut vorbereitet sein, um den Weg für eine erfolgversprechende Zusammenarbeit zu ebnen. Es gilt, die Einarbeitungsphase als Chance für positive Erlebnisse und einen guten ersten Eindruck zu nutzen.
Fühlen sich neue Mitarbeiter*innen von Anfang an wohl, ist der Grundstein für Zufriedenheit gelegt. Die Motivation ist auf einem hohen Level und einer Einarbeitungsphase mit dem Ziel einer eigenständigen, produktiven Arbeitsweise steht nichts im Weg.

Kommunikation und klare Abläufe sind essentiell

Wichtig ist es, neue Mitarbeiter*innen an der richtigen Stelle abzuholen. Das beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag. Hier sollte man nicht den Fehler machen, den Kontakt nach der Vertragsunterzeichnung schleifen zu lassen. Von Vorteil ist es, neue Mitarbeiter*innen vorab bereits mit den wichtigen Informationen für die ersten Tag zu versorgen. Damit können sie sich vorbereiten und starten mit einem guten Gefühl in den ersten Arbeitstag.

Neue Mitarbeiter*innen an die Hand zu nehmen und durch die ersten Tage zu führen, gestaltet sich vor allem bei dezentralen Unternehmensstrukturen oder in Ausnahmesituationen, wie die der vergangenen Monate, schwieriger.

Jan Pfeil hatte seinen ersten Arbeitstag in der Anwendungsberatung bei Persis als gerade alle Kolleg*innen aufgrund Corona ins Homeoffice bestellt wurden. „Am schwierigsten war definitiv das Kennenlernen der Kollegen. Das eigene Team konnte man teilweise in Teams-Meetings kennenlernen, allerdings bestand hauptsächlich Kontakt zu den Kollegen, die die Einarbeitung übernommen haben. Hospitation in anderen Abteilungen war nur sehr schwierig abzubilden", berichtet er heute.

Hier zeichnet sich mehr denn je der Stellenwert guter Kommunikation ab. Es gilt in diesem Zusammenhang: viel hilft viel. Regelmäßiger Austausch und Feedback sind zentrale Aspekte, um unter diesen Umständen den Kontakt nicht zu verlieren. Ein Ansprechpartner als Pate für Fragen in der ersten Zeit sowie ein strukturierter Einarbeitungsplan können ebenfalls unterstützen.

 
Einarbeitung: Stuktur, Kommunikation, Transparenz
Für den Erfolg der Einarbeitungsphase sind Struktur, Transparenz und Kommunikation von zentraler Bedeutung.
 
Sowohl in einer Krisenzeit, wie auch sonst beim Onboarding gilt: Verunsicherung ist bei neuen Kolleg*innen unbedingt zu vermeiden. Entgegenwirken können Unternehmen durch Transparenz, klare Prozesse, offene und ehrliche Kommunikation.

Schritt nach vorne in Sachen Digitalisierung – Trend zu mehr digitaler Arbeit

Die Gegebenheiten der vergangenen Monate haben zahlreiche Unternehmen ins kalte Wasser geworfen, was dezentrales Arbeiten im Homeoffice angeht. Viele haben hierdurch aber auch gezwungenermaßen einen großen Schritt nach vorne in Sachen Digitalisierung gemacht.
Onboarding in dieser Zeit war eine besondere Herausforderung. Hier war viel Fingerspitzengefühl gefragt, da die Situation auf beiden Seiten unerprobt war. „Ich hatte bei Persis einen freundlichen Empfang durch meinen Paten", teilt Jan Pfeil seine Erfahrung. „Ein Notebook war vorbereitet, sodass ein Start im Homeoffice kein Problem war. Ein Einarbeitungsplan war für die ersten Wochen definiert, was mir zur Orientierung sehr geholfen hat".

Mit einem Blick in die Zukunft, wird dieser Anstoß voraussichtlich auch weiterhin unsere Zusammenarbeit verändern. Ein Trend zu digitaler Arbeit, mehr Homeoffice und weniger Geschäftsreisen sind die Entwicklungen, die sich momentan abzeichnen.
Wir werden uns also vermehrt in der Situation vorfinden, dass sich Mitarbeiter*in A am heimischen Schreibtisch befindet und Mitarbeiter*in B das Büro bevorzugt. Die Anforderungen an das Onboarding bleiben jedoch bestehen. Wie geht man hiermit um?

Natürlich ist es von Vorteil, dass wir nun bereits einige Erfahrungen sammeln durften und aus den Corona-Wochen Learnings für zukünftiges virtuelles Onboarding mitnehmen. Wer darüber hinaus folgende Aspekte beherzigt, steigert die Chancen auf eine erfolgreiche Einarbeitungsphase immens.

4 Tipps für eine gelungene Einarbeitungsphase

1. Vertrauen und Orientierung schaffen

Durch einen Paten, der durch die ersten Wochen begleitet, haben neue Mitarbeiter*innen direkt eine Bezugsperson, zu der sie einfach eine Vertrauensbasis aufbauen und alle aufkommenden Fragen loswerden können. Die Gewissheit, jederzeit Unterstützung zu haben, nimmt enormen Druck heraus. Der Pate kennt die Abläufe und Unternehmenskultur, kann Kontakte herstellen und so für Orientierung sorgen.

2. Klare Prozesse und Checklisten etablieren

Ein strukturierter Einarbeitungsprozess und nachvollziehbare ToDo-Listen für das Onboarding, erleichtern die Anfangsphase für alle Seiten. Ein gut vorbereitetes Unternehmen macht einen professionellen Eindruck und alle Beteiligten wissen, wann sie was zu tun haben.

3. Kommunikation und Feedback fördern

In der Anfangsphase ist die Devise: lieber einmal mehr Feedback geben oder einholen, als einmal zu wenig. So fördern Sie eine transparente und ehrliche Kommunikation, die Missverständnissen vorbeugt und Klarheit schafft.

4. Digitale Prozesse und gut funktionierende Tools

Vor allem bei virtueller Zusammenarbeit ist es wichtig, dass Prozesse sauber digitalisiert stattfinden und der Austausch unter den Kolleg*innen ohne Störungen stattfinden kann. Hilfreich sind Tools wie beispielsweise Teams, Collaboration Tools oder auch eine HR Software.

Wie HR Software beim Onboarding unterstützen kann

Um die Voraussetzungen für erfolgreiches Onboarding zu erfüllen und zielgerichtet umzusetzen, kann der Einsatz einer HR Software von immensem Vorteil sein.

An nahezu allen Schnittstellen zu neuen Mitarbeiter*innen unterstützt sie und macht Onboarding einfach. Sie reduziert den Koordinationsaufwand, Kommunikation wird automatisch angestoßen und dokumentiert, Formalitäten – wie die Einholung von Mitarbeiterdaten oder die Dokumentation von Vertragsinformationen – sind zum Eintrittszeitpunkt vorhanden, die Abarbeitung von Checklisten, inklusive zugehöriger Erinnerungen, ermöglicht eine professionelle Vorbereitung und Produktivität von Anfang an.

Eintrittscheckliste in Persis

HR Software ermöglicht unternehmensweit reibungslose, digitale Prozesse. Davon profitieren Personalabteilungen, Führungskräfte und Mitarbeiter*innen gleichermaßen. Denn der Funktionsumfang deckt nahezu alle Bereiche rund um wichtige HR-Themen ab. Durch eine Digitale Personalakte kann auch aus dem Homeoffice heraus auf wichtige Informationen zugegriffen werden. Änderungen und Anträge können von Mitarbeiter*innen über den Employee Self Service direkt an die zuständige Stelle gerichtet werden und Führungskräfte können Feedbackgespräche auch virtuell führen und dokumentieren.

Dezentrales Onboarding: kein Problem – im Büro ist's aber auch schön

Mit einer strukturierten, vorausschauenden Planung, transparenter Kommunikation und den passenden Tools, wird ein reibungsloses Onboarding ermöglicht. Ganz egal, von welchem Ort aus die Mitarbeiter*innen arbeiten.
Nach und nach füllen sich die Unternehmensbüros wieder. Wie Arbeit und vor allem Zusammenarbeit zukünftig aussehen wird, ist abzuwarten.

„Ich freue mich, dass die Kollegen nach und nach wieder im Büro sind und ein persönliches Kennenlernen möglich ist. Gefühlt kenne ich die Kollegen in der Abteilung aber schon, auch wenn wir vorher „nur" über Teams gesprochen haben", ist das Resumee von Jan Pfeil, der inzwischen mit den anderen Persisianern die Möglichkeit genießt, die Arbeit auf Distanz gegen den persönlichen Austausch im Büro einzutauschen.

 

Jan Pfeil, Anwendungsberatung
Jan Pfeil, Anwendungsberatung bei Persis



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